બુધવાર, 24 સપ્ટેમ્બર, 2014

ગુણવત્તા-સંસ્કૃતિ- ૪ || પ્રક્રિયાઓ સરળ બની રહેવી જોઇએ

# # આંટીઘૂંટીને હજૂ વધારે ગુંચવવી છે? :: મૂળ સમસ્યા શું છે તે સમજવા પર ધ્યાન આપવાને બદલે સમસ્યાનાં સમાધાન પાછળ ચક્કર કાપવા લાગી જાઓ
- તન્મય વોરા
આપણને જટિલતા પસંદ જ છે કેમકે જટિલ ઉપાયોની દિશામાં વિચારતાં રહેવાને કારણે આપણે કંઇ બહુ મહત્વની સિધ્ધિ મેળવી રહ્યાં છીએ તેવી હવા આપણા દિલોદિમાગમાં ભરાઇ જાય છે.

આ બે સવાલો પર ખુલ્લાં મનથી વિચાર કરજો:
૧) આપણે જે જટિલ ઉપાય શોધ્યો છે તે આપણા 'મૂળ' પ્રશ્નનો 'ખરો' ઉપાય છે?

૨) આ ઉપાયથી વધારે સહેલો ઉપાય હોઇ શકે?
આ પ્રશ્નો પર વિચાર કરવાની સાથે સાથે , આ એક દ્રષ્ટાંત પર પણ વિચાર કરી લઇએ: clip_image002જાપાની મૅનેજમૅન્ટની આ કેસ સ્ટડી બહુ જ યાદગાર ગણાય છે. જાપાનની સૌંદર્ય પ્રસાધનો બનાવતી એક ખાસ્સી મોટી કંપનીમાં બનેલી, સાબુનાં એક ખાલી ખોખાંની આ ઘટના છે. કંપનીને એક ફરિયાદ મળી કે તેનાં એક ગ્રાહકે ખરીદેલ સાબુનું ખોખું ખાલી હતું.

લાગતા વળગતા સંચાલકોએ, જરા વારમાં જ તે સમસ્યાને સાબુનાં ખોખાં જ્યાં ભરાઇને જુદાં જુદાં વિક્રેતા કેન્દ્રોમાં પહોંચાડવા માટે ખટારાઓમાં ભરાતાં હતાં તે એસેમ્બ્લી લાઇન સાથે તો સાંકળી લીધી. સવાલ એ હતો કે એક ખાલી ખોખું આ એસેમ્બ્લી લાઇનમાંથી પસાર શી રીતે થઇ ગયું?

સંચાલકોએ એસેમ્બ્લી લાઇન સાથે સંકળાયેલ એન્જીનિયરોને આ સમસ્યાનું સમાધાન કરવા કામે લગાડી દીધા. એન્જીનિયરોએ પણ ચપટી વગાડતાંમાં એક બહુ જ ઊંચી માત્રામાં ચિત્ર જોઇ શકાય તેવાં મોનિટર સાથેનું, બે વ્યક્તિ વડે ચલાવાતું એક ક્ષ-કિરણનું યંત્ર પણ બનાવી કાઢ્યું. આ બંને વ્યક્તિની હવે જવાબદારી હતી કે આ યંત્રની મદદથી તેમણે એસેમ્બલી લાઇનમાંથી એક પણ ખોખું ખાલી ન જાય તેની જડબેસલાક તકેદારી રાખવાની હતી. આમ બધાંએ કમર કસીને કરેલી જહેમત, અને ઢગલો એક નાણાં, કામે લગાડીને હવે સમસ્યાનું સમાધાન કરી દેવામાં આવ્યું. લાગતા વળગતા રીપોર્ટ ભરાઇ ગયા; જુદી જુદી કક્ષાની સંચાલન બેઠકોમાં આ સમાધાન અમલી બનાવાઇ ગયાની નોંધ પણ દસ્તાવેજ થઇ ચૂકી.

એ દરમ્યાન આવી જ સમસ્યા એક નાની કંપનીમાં પણ આવી જે તેના એક અદના કારીગરને સોંપવામાં આવી. તેણે તો ક્ષ-કિરણોવાળાં યંત્ર જેવા ઉપાયો વિષે કયારે પણ સાંભળ્યું પણ નહોતું. એણે તો જે એસેમ્બલી લાઇન પરથી સાબુનાં ખોખાં પસાર થતાં હતાં ત્યાં એક ખુબ જોરથી હવા ફેંકતા પંખાને ગોઠવી દીધો, જેથી જો કોઇ ખોખું ખાલી હોય, તો પંખાની હવાના પ્રવાહમાં તે એસેમ્બલી લાઇન પરથી ઊડીને ફેંકાઇ જાય. બસ, પંખામાંથી ફેંકાતી હવાનું જોર અને તેની સામે સાબુ ભરેલાં ખોખાનાં વજનને તેણે બરાબર ગોઠવી લેવા માટે થોડા પ્રયોગો કરી લેવા પડ્યા !

સમીક્ષાની જટિલ પ્રક્રિયા કે જટિલ કાર્યપ્રવાહનો અમલ તો સહેલું કામ છે. કોઇ જગ્યાએ વપરાયેલ શ્રેષ્ઠ કાર્યપધ્ધતિને કામે લગાડી દેવામાં પણ ઓછી મહેનત પડે છે. ખરૂં અધરૂં કામ તો છે 'ખરી' સમસ્યાનું 'સહુથી સરળ' અને 'શ્રેષ્ઠ' સમધાન ખોળી કાઢવું.

કોઇ પણ પ્રક્રિયામાં સમયાંતરે થતા રહેતા સુધારાઓ કે / અને તેમાં ઉમેરાતાં રહેતાં નવા આયામો કે પગલાંઓ, એ પ્રક્રિયાને કંઇ ને કંઇ અંશે તો જટિલ બનાવતી જ જશે. એટલે પ્રક્રિયાને સરળ બનાવી રાખવા માટે સમસ્યા અને સમાધાન, બંનેને, હંમેશાં નવા જ દૃષ્ટિકોણથી જોવા માટેનો અભિગમ કેળવવો જરૂરી છે - શક્ય છે કે તેમ કરવા માટે જે લોકોને કામ સોંપાય તે પણ 'નવાં' જ હોય ! નજર સામે એક જ સવાલ રાખવો જોઇએ - આ પ્રક્રિયા કઇ સમસ્યાનું નિરાકરણ કરી રહી છે ?

ખુલ્લાં, તાજાં મનથી વિચારાયેલ જવાબો અચૂકપણે સમસ્યાના સરળ ઉપાય નજર સામે લાવી જ મૂકશે.

અસલ અંગ્રેજી લેખ, Quality #4: Simplifying Processes પરથી વેબ ગુર્જરીના "ગુણવત્તા સંસ્કૃતિ" પેટા વિભાગ પર ૧૧ એપ્રિલ,૨૦૧૪ના રોજ પ્રકાશીત થયેલ અનુવાદ