બુધવાર, 3 જૂન, 2015

ગુણવત્તા-સંસ્કૃતિ - ૧૧ || પરિવર્તનની સફરમાં પહેલું પગલું અગ્રણીનું ખરું, પણ આખરી નહીં

# ૧૧ # જો લોકોને બદલાવું હશે, તો જ (સ્થાયી) બદલાવ લાવી શકાતો હોય છે; એટલે મહત્ત્વનો સવાલ એ છે કે લોકો, તેમનાં મનથી, બદલાવ ઇચ્છે તેમ (પાકે પાયે) નક્કી શી રીતે કરવું ?
- તન્મય વોરા
clip_image002પ્રક્રિયા સુધારણા એ તો 'બદલાવ'નો ખેલ છે. બદલાવ લાવવો એ હંમેશાં આસાન નથી હોતું. કહે છે ને કે ક્રાંતિથી શાસન વ્યવસ્થા બદલી શકાય, પણ લોકોનાં દિલને અને તેમનાં મનોજગતને નહીં. પ્રક્રિયા સુધારણામાં પણ એવું જ છે. પ્રક્રિયાને તો બદલી નખાય, પણ લોકોની ટેવોને અને વર્તનને બદલવાં એ મોટો - મોટા ભાગના કિસ્સાઓમાં દેખાતો હોય તેના કરતાં ઘણો મોટો અને ઘણો જટિલ - પડકાર છે, જે સ્થાયી પરિવર્તન લાવવા અને ટકાવી રાખવાને ઑર જટિલ બનાવી મૂકે છે.
લોકો 'બદલે' જરૂર છે, પણ દબાણથી નહીં; તેમનાં મનને ગોઠે તો જ. દબાણને કારણે લોકો પરાણે પરાણે પ્રક્રિયાઓનાં પરિવર્તનનું અનુપાલન કરશે, પણ ખરા અર્થમાં સુધાર લાવવો હશે તો તેમના મનોભાવને પણ પ્રક્રિયાનાં પરિવર્તનની દિશામાં જ વાળવો પડશે. એ સાથે મહત્ત્વના બે સવાલ સામે આવે છે:
  • અપેક્ષિત પરિવર્તનની સાથે લોકોના મનોભાવમાં પણ સુસંગત બદલાવ આવી રહ્યો છે એમ નક્કી શી રીતે કરવું ?
  • લોકો પણ અપેક્ષિત પરિવર્તન પ્રક્રિયામાં ખરાં દિલથી ભળી ગયાં છે એમ શી રીતે નક્કી કરવું ?
આમ જુઓ તો આનો સીધો જવાબ છે - પરિવર્તનાભિમુખ નેતૃત્વ. પરિવર્તન માટે નેતૃત્વ પૂરું પાડવું એટલે યોગ્ય પહેલ કરવી, જરૂરી સંસાધનો એકઠાં કરવાં, સ્વયંભૂ પ્રેરણા જેવા નાજુક મુદ્દાઓને ગણત્રીમાં લેવા, અવરોધોને પાર કરવા અને આ બધી જ દિશામાં કામ કરવા માટે ટીમને એક તાંતણે બાંધવી.
પરિવર્તનાભિમુખ નેતૃત્વ પ્રક્રિયા સુધારણાની પહેલની દોરવણી શી રીતે કરી શકે એ માટેનાં કેટલાંક દિશાસૂચકો અહીં રજૂ કર્યાં છે.
  • શું બદલાવ માંગે છે તેને સુસ્પષ્ટ કરો: ૮૦ : ૨૦ના સિદ્ધાંતની મદદથી શું સુધારણા માગે છે તેની પ્રાથમિકતા નક્કી કરો. કઈકઈ બાબતોમાં શું શું સુધારા શા માટે કરવા છે, તેનાં પરિણામો શું હશે અને તેમનું મહત્ત્વ શું છે તે ખબર હોય તો લોકો પોતાની જાતને તેની સાથે સાંકળી શકે તે માટેની તકો ઉજળી બની જાય છે.
  • પરિવર્તન માટે ચોક્કસ સમયરેખા દોરો: જ્યારે સમયની સાથે રેસ કરવાની હોય છે, ત્યારે મોટા ભાગે લોકો તેમની શ્રેષ્ઠ કામગીરી બતાવી શકતાં હોય છે. જો કામ પૂરું કરવા માટેની સમયમર્યાદા ન નક્કી કરી હોય, તો 'હજુ તો સમય છે ને !' એમ માનીને આપણે થોડાં ઢીલાં પડી જતાં હોઈએ છીએ. સમયની સાથે કામ કરવાનું દબાણ પ્રેરકબળ બની રહે તેટલું જ હોવું જોઈએ, નહીં કે કામ થઈ જ નહીં શકે તેટલી નિરાશા પેદા કરે અને એ હદની તાણ કરી નાખે તેટલું નહીં. સમયરેખાના દરેક તબક્કામાં શું શું કામ કોના કોના દ્વારા થવું જોઈએ તે પણ બધાંને સમજાવવું જોઈએ. આમ કરવાથી એક તરફ દરેકને પોતાના ભાગનું કામ કરવાની ચાનક રહે છે, તો બીજી બાજુએ આખી ટીમની સામે સમયબદ્ધ અમલીકરણનું ચિત્ર રહે છે.
  • લોકોને સાંકળીને સાથે રાખો: જે કામમાં લોકોને સામેલ કરાયાં હોય છે તે માટે તેઓ વધારે પ્રતિબદ્ધતા દાખવતાં હોય છે. એટલે જેમણે પરિવર્તન લાવવાનું છે, જેઓ પરિવર્તન પ્રક્રિયાનું સંચાલન કરવાનાં છે અને જેમને પરિવર્તનનાં પરિણામોની અસર થવાની છે તે બધાંને પહેલેથી જ સામેલ કરો. પરિવર્તનનાં બૃહદ સંદર્ભ, જરૂરિયાતો અને લાંબા ગાળાનાં તથા જે પહેલી નજરે દેખાતાં ન હોય તેવાં પરિણામોથી સહુને જાણકાર કરો. દરેક વ્યક્તિ પોતાનાં કામની ભૂમિકાને એ બૃહદ ચિત્રના સંદર્ભમાં વધુ અસરકારક રીતે સમજી શકશે. એ ચિત્રમાં તેમને પોતાને થનારી અસરો અને જો કોઈ તત્કાલીન અડચણો હોય તો તે પણ પારદર્શીરૂપે તેમને જણાવવી જોઈએ, જેથી કરીને તેમની વર્તમાન અને ભાવિ કામગીરી/કારકિર્દી કેમ કરીને વધારે અર્થપૂર્ણ બનશે તે પણ તેમને સ્પષ્ટ બની રહે.
  • નિયમિત સમયાંતરે પ્રગતિની સમીક્ષા કરતાં રહો : સમયાંતરે અપેક્ષિત પ્રગતિની સામે ખરેખર શું સિદ્ધ થઈ શક્યું છે, તેની સમીક્ષા ન કરવાથી પણ લોકોને ઢીલા પડી જવાનું કારણ જાણ્યેઅજાણ્યે પણ મળી જાય છે. સમીક્ષા માટેની બેઠકો બહુ જ મુદ્દાસરની રહે તે વિષે ખાસ ધ્યાન આપવું, એટલે કે બેઠકો બહુ લાંબી ન ચાલવી જોઈએ. બેઠકની ચર્ચામાં જેમને લાગતું વળગતું હોય તેમને જ હાજર રહેવા કહેવું. અમલ દરમ્યાન અનુભવાઈ રહેલી અડચણો તેમ જ શક્ય ભાવિ સમાસ્યાઓની મુક્તપણે ચર્ચા થવા દો. તેના ઉપાયો વિષે પણ નિશ્ચિત સમયમાં જ સહમતિ થઈ જાય તે વિષે ખાસ ધ્યાન આપો. જરૂર જણાય તો મૂળ આયોજનમાં ફેરફાર કરવાની પણ તૈયારી દાખવો. જરૂર પડ્યે વધારે સમીક્ષાબેઠકો પણ આયોજિત કરો.. જો કોઈ હાજર ન હોય પણ તેમને ચર્ચાના નિષ્કર્ષની અસર થતી હોય, તો તેમને પણ તે વિષે જાણ કરો અને તે પછીની બેઠકમાં તેમને પણ સામેલ કરો. સમીક્ષાબેઠકો દોષારોપણનો મંચ બનવાને બદલે સમસ્યા નિવારણનો મંચ બની રહે તે વિષે સજાગ રહો. સમીક્ષાબેઠકો પરિવર્તનની પ્રક્રિયામાં સામેલ તમામ લોકોના માનસિક અભિગમને જાણવા સમજવા માટેની બહુ જ મહત્ત્વની તક છે.
  • માર્ગદર્શન પૂરું પાડો : ઘટનાના સંદર્ભને બરાબર સમજ્યા બાદ ટીમને બૃહદ ચિત્રની સાપેક્ષ તેમની કામગીરી કરવા માટે સ્વતંત્રતા આપો. ઝીણીઝીણી બાબતોમાં માથું મારવાથી વ્યક્તિની તેમ જ સમૂહનાં રચનાત્મકતા અને મનોબળ પર અવળી અસર પડી શકે છે. મુશ્કેલી આવે ત્યારે મદદ માટે ઉપલબ્ધ છો તેવી ભાવના પ્રસ્થાપિત કરો,પણ તમારી ટીમને પોતાનું કામ તો તેમને જાતે જ કરવા દો. જાતે કામ કરવામાં લોકોને ઘણું શીખવા પણ મળે છે અને વળી એ શીખ લાંબા સમય સુધી યાદ પણ રહે છે. ભૂલો પણ થશે. ‘ભૂલ્યા ત્યારથી ફરી ગણવામાં કંઈ ખોટું નથી, બશર્તે એ જ ભૂલ વારંવાર ન થતી હોય !’ એ ભાવના પણ ટીમ આત્મસાત કરે તેવું વાતાવરણ બનાવી રાખો.
  • સારી કામગીરી, સમયસર, પુરસ્કૃત કરો : સારી કામગીરીની સમયસર થતી કદર લોકોનાં સ્વૈચ્છિક યોગદાન માટેનું બહુ જ પ્રભાવશાળી પ્રેરક બળ છે. એક વાર તેઓ પૂરજોશથી અમલમાં લાગી જાય, પછી તે જોશને બરકરાર રાખવું એ ટીમના અગ્રણીની પહેલી ફરજ અને અતિ મહત્ત્વનું કૌશલ્ય છે. સ્વૈચ્છિક યોગદાન માટે ઉત્સાહિત ટીમની દરેક વ્યક્તિ એક કરતાં ઘણી વધારે વ્યક્તિનું કામ કરી આપી શકે છે.
  • ટીમમાં વારાફેરી પણ કરતા રહો : જ્યાંજ્યાં પણ શક્ય હોય ત્યાં પરિવર્તનના દરેક તબક્કે ટીમમાં ફેરફાર કરીને સંસ્થાના અન્ય સભ્યોને પણ પ્રક્રિયામાં સામેલ કરતાં રહો. પરિવર્તનની સફળતામાં જેટલાં વધારે લોકોને ભાગ લેવાની તક મળશે તેટલી જ પરિવર્તનની સફળતાની સંભાવના પણ ઉજળી બની શકે છે. હા, વધારે ને વધારે લોકોને સામેલ કરવા માટે અગ્રણીએ ઘણી મહેનત કરવી પડે; પણ એ કિંમતનું વળતર સફળતાની માત્રા દ્વારા ઘણું વધારે પણ મેળવી શકાય, એટલે સરવાળે બધાંને ફાયદો જ થશે.
છેલ્લે પણ આખરે નહીં, જ્યારે લોકો પ્રયાસમાં સાતત્ય જુએ છે; ત્યારે પણ તેઓ પરિવર્તનની પ્રક્રિયા સાથે પોતાની જાતને સાંકળી લે છે. જો આપણી પરિયોજનાઓ તદર્થ કે હંગામી ધોરણે થતી જણાશે તો શરૂઆતમાં લોકો સાથ આપશે, પણ પછી 'વાઘ આવ્યો રે વાઘ’વાળી વાતની જેમ જ્યારે ખરેખર જરૂર હશે; ત્યારે તેઓ સાથ આપવા તત્પર નહીં હોય. લોકોનાં યોગદાન અને જુસ્સાનાં સાતત્ય માટે આયોજિત પ્રયાસો અને સિદ્ધ થતાં પરિણામોમાં તેઓ સાતત્ય જોઈ શકે અને અનુભવી શકે, તે મહત્ત્વનું બની રહે છે.

પ્રક્રિયા સુધારણા એ એક સફર છે, માત્ર એક મુકામ નહીં. સફરમાં આપણી સાથે કોણ કોણ છે તેના પર પણ સફરને માણવાનો અને સફરની સફળતાનો આધાર રહેલો છે. યોગ્ય કામ માટે યોગ્ય વ્યક્તિની પસંદગી કરી અને તેમને એક ટીમનાં સ્વરૂપે આવરી લેવાં એ પરિવર્તનની પ્રક્રિયા માટે મજબૂત પાયાની ભૂમિકા ભજવે છે. યોગ્ય વ્યક્તિઓની યોગ્ય ટીમમાં યોગ્ય સમયે થતી પસંદગી તે માત્ર સંસ્થા માટે નહીં , પણ ખુદ તમારા માટે અને તમારી ટીમ માટે યાદગાર સંભારણું બની રહેશે !