બુધવાર, 12 ઑગસ્ટ, 2015

ગુણવત્તા-સંસ્કૃતિ - ૧૩ || સાચી રીતે કરાતી સમીક્ષાઓ મજા પડે તેવી બની શકે છે

# ૧૩ # દરેક મિટીંગમાં લોકો વિષે ચર્ચાઓ કરવાને બદલે પ્રક્રિયા કે / અને પ્રૉડક્ટને લગતી ચર્ચાઓ કરવાથી મિટીંગને નવુંનવું શીખવા માટેના યાદગાર અનુભવમાં ફેરવી શકાય છે.
- તન્મય વોરા
clip_image002આપણે જ ઘડીએ, આપણે જ સમીક્ષા કરીએ અને આપણે જ તેને બહેતર કરી શકીએ. સમીક્ષા એ પ્રૉડક્ટ કે સેવાની ગુણવત્તા સુધારણાનું અભિન્ન ઘટક છે. કોઈપણ સમીક્ષા પ્રક્રિયાનું હાર્દ 'બહેતર બનાવવાનું' છે. કાર્યપ્રણાલિ કે પ્રૉડક્ટનું ફેર-પરીક્ષણ, કાર્યપ્રણાલિ કે પ્રૉડક્ટના કર્તાને જે નજરે ન ચડતી હોય તેવી, સુધારણાના માર્ગમાં આવતી, અસંગતિઓ ખોળી કાઢીને સુધારણા માટેના માર્ગ ખુલ્લા કરવાની મહત્ત્વની ભૂમિકા ભજવે છે.

સંસ્થામાં અસરકારક સમીક્ષાપ્રક્રિયા પ્રસ્થાપિત કરવા માટે સંચાલન વ્યવસ્થામાં પ્રતિબધ્ધતા અને ભવિષ્ય માટે રોકાણ કરી રહ્યાં છીએ તેવી ભાવના હોવી જોઈએ. આ રોકાણોનું વળતર ઘણું આકર્ષક હોય છે. સૉફ્ટવેરનાં ક્ષેત્રમાં વિધિપુરઃસરનાં નિરીક્ષણ પર વધારે ભાર અપાતો જોવા મળે છે, પણ તેની સફળતા માટે નિયમાનુસાર થતી પ્રક્રિયાને વ્યાવહારિક સૂઝ પર આધારિત નિયમો સાથે ચોલીદામનનો સંબંધ હોવો જોઈએ. આવા કેટલાક નિયમો અહીં રજૂ કરેલ છે:

૧) શક્ય હોય તેટલી વહેલી સમીક્ષા કરવી
પ્રૉડક્ટ વિકાસના શરૂઆતના તબક્કાથી જ કરાતી સમીક્ષામાં જે તારણો બહાર આવે તેના પર જે પગલાં લેવાય તે પાછળના તબક્કે લેવાં પડતાં પગલાં કરતાં સમય, મહેનત અને નાણાંની દૃષ્ટિએ ઓછાં ખર્ચાળ પરવડી શકે છે. ઘણી વાર તો બહુ મોડેથી ધ્યાનમાં આવેલ ત્રુટિઓ કે સમસ્યાને નિયંત્રણમાં લાવવાનું લગભગ અશક્ય બની રહે તેમ પણ બનતું હોય છે.

૨) સકારાત્મક બની રહેવું
સમીક્ષા દરમ્યાન બહાર આવતાં અમલ કે આયોજનની ત્રુટિઓ કે અન્ય સમસ્યાઓ જેવાં નકારાત્મક તારણોને, વાસ્તવિક સ્વરૂપ સાથે સમાધાન કર્યા સિવાય, લાગતાં વળગતાં લોકોને સકારાત્મકતાના સૂરમાં જાણ કરવી એ એક કળા છે. નકારાત્મકતાનો સૂર પરિસ્થિતિને વધારે વિકટ જ બનાવે છે, જ્યારે સકારાત્મક રહેવાથી લોકોની શારીરિક અને માનસિક ઉર્જામાં પણ સકારાત્મક પ્રતિભાવ મળે છે.

૩) સમીક્ષા દરમ્યાન થયેલ ચર્ચાઓ અને તારણોની નોંધનું દસ્તાવેજીકરણ કરવું
સમીક્ષા કરતી વખતે જે કંઈ સમયનું રોકાણ કરાયું છે તેનું ઉચિત વળતર મળી રહ્યું છે કે કેમ તે તારણો અંગેનાં અમલ પર નજર રાખવાથી જાણી શકાય. ચર્ચા અને તારણોનું દસ્તાવેજીકરણ અમલમાં થઈ રહેલી પ્રગતિ પર નજર રાખવામાં મદદ કરે છે, અને એ રીતે સમીક્ષાની પ્રક્રિયાને સંપૂર્ણ અને અસરકારક બનાવવામાં મહત્ત્વની ભૂમિકા ભજવે છે.

૪) સમીક્ષા, ક્યારે પણ,પ્રક્રિયાઓનાં આકલનને બદલે વ્યક્તિગત આલોચનામાં ફેરવાઈ ન જાય તેનું ધ્યાન રાખવું.
ચર્ચાનો મુદ્દો હંમેશાં પ્રક્રિયા રહેવો જોઈએ. વ્યક્તિગત બાબતોની ચર્ચા સમીક્ષાને હેતુલક્ષિતાથી દૂર લઈ જવા લાગે છે. જે વ્યક્તિ કામ કરશે, તેનાથી ભૂલ તો થવાની. સમીક્ષા પ્રક્રિયાનો હેતુ જ્યાં સુધી આ પ્રકારની ભૂલોને થતાં પહેલાં જ રોકવાનો હોય છે. અને તેમ છતાં જે ભૂલ થઈ છે તેને સ્વીકારી લેવાથી તેનાં સમાધાન માટેનો માર્ગ ખૂલવા લાગે છે. થઈ ગયેલી ભૂલને કારણે આપણાં આયોજનથી આપણે જેટલાં દૂર ખસી ગયાં હોઈએ તે અંતર કેમ નાબૂદ કરવું, અને હવે પછીથી એ ભૂલનું પુનરાવર્તન ન થાય તે મુજબ કાર્યપ્રણાલિમાં શું ફેરફાર કરી શકાય તેવાં તારણો પર પહોંચવામાં જ સમીક્ષા પ્રક્રિયાની અસરકારતાનું માપ છે.
ધારો કે જયેશ જે રીતે કામ કરે છે તેનાથી પેદા થતાં ઉત્પાદનની સમીક્ષા બકુલ કરી રહેલ છે, જેમાં આ પ્રકારે સંવાદ થાય છે:

બકુલ: “જયેશ, તેં તૈયાર કરેલ બિલ બનાવવા માટેના કોડ્સ હું ચકાસી ગયો છું. ફરી એક વાર તેં નક્કી કરેલ આર્કિટેક્ચર સિદ્ધાંતોનું પાલન નથી કર્યું. આ પ્રકારની ભૂલો તેં બિલોની નોંધણીનાં મૉડ્યૂલમાં પણ કરી હતી.”

અથવા

બકુલ: “જયેશ, તેં અને તારી ટીમે તૈયાર કરેલ બિલ બનાવવા માટેના કોડ્સ હું ચકાસી ગયો છું. આ વખતે પણ ડિઝાઈનમાં નક્કી કરેલ આર્કિટેક્ચરના અમલમાં થોડી ગડબડીઓ થઈ છે. બિલોની નોંધણીનાં મૉડ્યૂલ વખતે પણ આવી ભૂલો થયેલી. તેનાં નિવારણ પગલાં તરીકે આપણે આપણા સિસ્ટમ આર્કિટેક્ટ દ્વારા સ્ટાન્ડર્ડ આર્કિટેક્ચરને લગતી એક કાર્યશાળા કરી હતી. જો તમે એ કાર્યશાળામાં ભાગ ન લઈ શક્યા હો તો આપણે તારી ટીમ માટે તે ફરીથી કરી લઈએ. એ સમયે તમને આ વખતે જે મુશ્કેલીઓ નડી હોય તેની પણ વિગતે ચર્ચા કરી લેજો, જેથી ભવિષ્યમાં આપણે આવી ઘટનાઓનું પુનરાવર્તન ટાળી શકીએ.”
જોઈ શકાશે કે આ બંને સંવાદમાં સાવ જ અલગ અભિગમ અપનાવાયેલ છે. પહેલાં ઉદાહરણમાં કામ કરનાર વ્યક્તિની ભૂલ તરફ આંગળી તકાયેલ છે, જ્યારે બીજા ઉદાહરણમાં સમસ્યાના સ્વીકારની સાથે તેનાં મૂળ તરફ જઈ, તેનું પુનરાવર્તન ન થાય તે પ્રકારનાં નિરાકરણ પર ભાર મુકાયો છે.

૫) પ્રશિક્ષણ, અને વધારે ને વધારે પ્રશિક્ષણ
અ-પ્રશિક્ષિત (કે અલ્પ-પ્રશિક્ષિત) સમીક્ષકોના હાથે જાણ્યેઅજાણ્યે સમીક્ષાની ચર્ચાના વિષયો કે તારણોની બાબતે ભૂલો થવાની શકયતાઓ વધી જાય છે. સમીક્ષા સાથે સંકળાયેલી ટીમોનાં પ્રશિક્ષણમાં કરેલું રોકાણ પહેલી જ વારની સમીક્ષા સચોટ થવાનાં સ્વરૂપે વળતર આપતું રહે છે.

૬) વારંવાર સમીક્ષા કરવી
પ્રૉડક્ટનાં ઘડતર કે તે પછીના વિકાસના સમય દરમ્યાન ફેરફારો થતા જ રહે તે સ્વાભાવિક છે. દરેક મહત્ત્વના ફેરફાર પછી સમીક્ષા કરાય તે જરૂરી છે, જેથી આપણે આપણી નિશ્ચિત દિશાથી ચલિત નથી થઈ ગયાં તેની ખાતરી કરાતી રહે. સમીક્ષા માટેના યોગ્ય સમયે સમીક્ષા કરાય જ તે પ્રકારની શિસ્ત પણ પ્રક્રિયાનું અભિન્ન અંગ બની રહેવું જોઈએ.

૭) સમીક્ષા પ્રક્રિયાની પણ સમીક્ષા થવી જોઈએ
સમીક્ષાની આપણી પ્રક્રિયા યથાર્થ છે ? જે બાબતની સમીક્ષા થવી જોઈએ તેની જ સમીક્ષા થાય છે ખરી ? સમયાંતરે, સમીક્ષાની પ્રક્રિયાનાં પરિણામો અને તેનાથી થયેલા ફાયદાઓનું મૂલ્યાંકન થતું રહેવું જોઈએ. સમીક્ષા પ્રક્રિયા પ્રૉડક્ટ કે ગુણવત્તા સુધારણામાં નકકરપણે યોગદાન આપી રહી છે કે નહીં કે સમીક્ષાનાં તારણોનો કેટલો ઉપયોગ કરાઈ રહ્યો છે, તેવી બાબતોનું હેતુલક્ષી મૂલ્યાંકન કરાતું રહેવું જોઈએ. પ્રક્રિયા સુધારણામાં સમીક્ષા પર બહુ વધારે પડતું અવલંબન પણ હિતાવહ નથી.

કોઈ પણ પ્રકિયાની સફળતાના બે માપદંડ છે - કાર્યદક્ષતા અને આનંદપ્રદતા. સમીક્ષા પ્રક્રિયા માટે પણ એ એટલું જ લાગુ પડે છે. સમીક્ષા નિયમન પધ્ધતિ છે, એટલે પહેલા જ પ્રયત્ને તે યથોચિત બની રહે તે બહુ મહત્ત્વનું બની રહે છે. અસરકારક સમીક્ષા ગુણવત્તાની આંતરિક વ્યવસ્થા છે, જેના દ્વારા સંસ્થાના આંતરિક ગ્રાહકો (સમીક્ષાની ચર્ચા અને તારણો સાથે સંકળાયેલાં દરેક સ્તરનાં લોકો) સમીક્ષાનાં અંતિમ પરિણામોથી સંતુષ્ટ છે કે નહીં તે નક્કી કરી શકાય છે. જે સંસ્થાનાં આંતરિક ગ્રાહકો સંતુષ્ટ હોય, તેનાં (બહારના) ગ્રાહકો સંતુષ્ટ રહેવાની સંભાવનાઓ અનેકગણી ઉજળી બની રહેતી હોય છે.