શુક્રવાર, 20 નવેમ્બર, 2015

બહેતર પરિણામોની તલાશ - પદાનુક્રમ કે /અને પ્રક્રિયાઓ



- તન્મય વોરા
કાર્યક્ષમતા, નિર્ધારીત લક્ષ્યાંકો, ઉત્પાદકતા, સુધારણાઓ જેવાં વધારેને વધારે સારાં પરિણામોની તલાશમાંને તલાશમાં કરાતાં માળખાંના ફેરફારોમાં મોટા ભાગે દરેક સંસ્થાઓ પોતાનાં માળખાંના પદાનુક્રમની સીડીઓમાં વધઘટ થતી હોય તેમ બહુધા જોવા મળે છે. સમયાંતરે સંસ્થાનાં વિવિધ પદોનાં સ્તરમાં થતા ફેરફારોની સાથે જવાબદારીઓ અને સત્તાઓમાં પણ ફેરફારો કરી નાખવામાં આવે છે. સંસ્થાનાં માળખામાં કરાતા ફેરફારોને કારણે જે સુધારા થયેલ જોવા મળે છે તેની અસર લાંબો સમય રહેતી નથી. તેને કારણે સંસ્થાની લાંબા ગાળની સ્પર્ધાત્મક સરસાઈ કે ભવિષ્યના સંજોગો સામે ટકી રહેવા માટે જરૂરી ટકાઉ લવચીકતા કે કર્મચારીઓની સ્વયંપ્રેરિત, સ્વનિર્ભર પ્રતિબદ્ધતા જેવાં વ્યૂહાત્મક જેવાં ધ્યેય સિદ્ધ થવામાં બહુ મદદ નથી મળતી.

આમ થવા માટેનું એક મુખ્ય કારણ એ છે કે કામ (અને માહિતી)નો પ્રવાહ જેમ ઊપરથી નીચે (કે નીચેથી ઊપર) વહે છે તેમ તે, અલગ ટીમો વચ્ચે, કે એક જ ટીમના કે અલગ અલગ ટીમના સભ્યો વચ્ચે, કે એક વિભાગથી બીજા વિભાગ વચ્ચે, વિધિવત કે પછી અનૌપચારિક સ્તરે, સમસ્તરે પણ પ્રસરે છે. લોકોનું કામ તરફનું પ્રયોજન, ઉત્કટતા કે ખંત કે પછી કામ કરવા માટેની તેમની આંતરિક તેમ જ પ્રશિક્ષિત તૈયારીની ગુણવત્તા પર લાંબા ગાળાનાં પરિણામોનું ટકાઉપણું બહુ મોટા પાયે નિર્ભર છે. એટલે કામ (કે માહિતી)ના સમસ્તરીય પ્રવાહને ધ્યાનમાં લેવું એ પણ સંસ્થાની ગુણવત્તા સંસ્કૃતિની અસરકારકતા માટે એક મહત્ત્વનું પરિમાણ બની રહે છે.

આપણી પાસે શ્રેષ્ઠ લોકો હોવાં જોઈએ તે વાતે તો કોઈ વિવાદ ન હોય, પણ તેમના સહિયારા પ્રયાસની સફળતા સિદ્ધ કરતાં રહેવા મટે એક આગવી તંત્રવ્યવસ્થાનું હોવું આવશ્યક બની રહે છે. એ તંત્રવ્યવસ્થામાં કાર્યરત પ્રક્રિયાઓ એકબીજાં સાથે કોઈ પ્રકારના વિક્ષેપ ન ઊભા કરેતેવા સાંધાઓથી જોડાયેલી હોવી જોઈએ. આમ એકબીજાં સાથે સંકળાયેલી પ્રક્રિયાઓ લોકો માટે તેમનાં લક્ષ્ય સિદ્ધ કરવા માટેનું એક સબળ સાધન બની રહી શકે છે. જે કોઈ સંસ્થા પોતાની કામગીરી સતત સફળ રાખવા માગતી હોય તે પ્રક્રિયાઓની શક્તિને અવગણવાનું દુસ્સાહસ કરવાનું જોખમ ન ખેડી શકે.

બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો સંસ્થાના માળખાંમાં કરાતા ફેરફારોની પ્રક્રિયાઓની અસરકારકતા પરની સંભવિત અસરો વિષે પણ વિચાર કરાવો જ જોઈએ. જેમ કે, માળખાંમાં થનાર ફેરફારો માહિતી કે કામના (વિધિસરનાં કે પછી અનૌપચારિક)સમસ્તરીય પ્રવાહ પર શું અસર કરી શકે તેમ છે ? માળખામાં થનાર ફેરફાર પ્રક્રિયાઓના હાલના અમલની પદ્ધતિઓમાં જાણ્યે અજાણ્યે કોઈ ફેરફાર કરી નાખે - કે તેને કારણે ફેરફારો જ કરવા પડે- એવું તો નથી થઈ રહ્યું ને ?

માળખાંકીય ફેરફારો 'સબ મર્ઝકી એક દવા' કે કોઈ ‘ઈલમકી લકડી’ નથી. લાંબા ગાળાના સુધારાત્મક પરિવર્તનો સિદ્ધ કરવા અને તેના ફાયદાઓનો લાભ મેળવવા માટે દરેક વ્યક્તિ, દરેક સમુહ અને સમગ્ર સંસ્થાનાં ભવિષ્ય સાથે સંકળાઇ શકે અને ભવિષ્યના પડકારો મુજબ ફેરફારો કરી શકે તેવી તંત્રવ્યવસ્થાઓમાં સમય અને મહેનતનું રોકાણ તો કરવું જ રહ્યું, પછી ભલેને એ રોકાણ આંબાનાં વાવેતર જેવું હોય કે જેનાં પરિણામ કદાચ પછીની પેઢીને પણ ભોગવવા મળે !
પરિવર્તન નેતૃત્ત્વ કે સંચાલન સાથે સંકળાયેલ "સંચાલકો અને અગ્રણીઓએ કદાપિ ન કરવી જોઇએ તેવી ૨૫ બાબતો" પણ જરૂરથી ધ્યાનમાં રાખીએ.