શુક્રવાર, 3 જૂન, 2016

સુધારણા અને કાર્યસાધકતા વચ્ચે સંતુલન જાળવવા માટે યાદ રાખવા જેવા ૮ પદાર્થ પાઠ



તન્મય વોરા
પ્રક્રિયા સુધારણા કે પ્રક્રિયામાં પરિવર્તન હાથમાં લીધા પછી અગ્રણીઓની સ્થિતિ બે ઊંચા થાંભલા પર બાંધેલાં દોરડાં પર સંતુલન જાળવીને ચાલતા નટબજાણીયા જેવી બની રહે છે.
એક તરફ તો પ્રક્રિયામાં સુધારણા વડે તેઓએ સંસ્થા માટે સકારાત્મક પરિણામો લાવવાનું બીડું ઝડપ્યું હોય છે. સાથે સાથે, બીજી તરફ તેમણે એ પણ ધ્યાન રાખવું પડે છે કે એ પરિવર્તન થઈ રહ્યું હોય ત્યારે, કે થઈ રહ્યા બાદ, સંસ્થાની વર્તમાન કાર્યસાધકક્ષમતા ઘટે નહીં.
મહત્ત્વ બંને બાબતોનું છે, એટલે સુધારાઓને કારણે થતાં પરિવર્તનો અને કાર્યસાધકતા માટે આવશ્યક એક સરખી કાર્યપદ્ધતિઓનાં સાતત્ય જેવી (એકંદરે વિરોધાભાસી જણાતી) બાબતો સંબંધે તેમણે સંતુલન જાળવવું જ રહ્યું. આ સંતુલન છે બહુ નાજુક ખેલ, એટલે એટલા પૂરતી નેતૃત્ત્વની ભૂમિકા કપરી બની રહે છે. મારી કારકીર્દી દરમિયાન મોટા પાયાનાં પરિવર્તનો કરતી વખતે મને જે થોડા પદાર્થપાઠ શીખવા મળ્યા છે તે હું આપની સમક્ષ રજૂ કરૂં છું:
§  મહત્ત્વનાં પરિવર્તનો માટે ધમાકેદાર, અતિઝડપી અમલ ટાળો. સામાન્યતઃ પ્રક્રિયાઓનાં બહુ મોટાં પરિવર્તનો તેની સાથે સંકળાયેલ લોકોની વિચારસરણીમાં, અને એ વિચારસરણીનું પ્રતિબિંબ પાડતાં તેમનાં વર્તનોમાં, પણ ફેરફાર લાવતાં જ હોય છે. જે ફેરફાર બહુ ઝડપથી થાય તેવા ફેરફારો લોકોને બહુ જલદી સ્વીકાર્ય નથી બનતા. તેઓ આવા ફેરફારને અવશપણે પણ અવરોધવાની જ વૃત્તિ દાખવશે. પણ એ જ ફેરફાર જો ધીમે ધીમે થશે તેઓ તેમનો અવરોધ ઓછો હશે. વળી,એ અવરોધનાં કારણોના ઉપાય ખોળી કાઢવામાટે પૂરતો સમય પણ મળી રહે તે પણ જરૂરી છે. એક વાર અવરોધનું માટલું પાકી જાય પછી તેને ઈચ્છિત આકાર આપવો અશક્ય છે.
§  જે ફેરફારો મહત્ત્વના હોય અને ઊંચી પ્રાથમિકતા ધરાવતા હોય તેવા ફેરફારોનો તબક્કાવાર અમલ પહેલાં હાથ પર લો. જેમ જેમ સુધારાના ફાયદાઓ નજર સામે આવતા જશે તેમ તેમ તે પછીના તબક્કાના ફેરફારો માટેનો લોકોના અવરોધ ઘટતા જશે.
§  દરેક ફેરફાર માટે બહુ જ સબળ આશય હોય તે મહત્ત્વનું છે. જ્યાં સુધી લોકો એ આશયને સમજશે અને સ્વીકારશે નહીં ત્યાં સુધી તેઓ તેને કારણે આયોજિત પરિવર્તનને પણ નહીં સ્વીકારે. સુચિત પરિવર્તનને કારણે થનારા લાભાલાભ લોકોને પારદર્શકપણે જણાવવા જોઈએ. એ સમયે તેમના પ્રતિભાવોને પણ ઉચિત મહત્ત્વ મળે તે પણ એ પરિવર્તનની સ્વીકૃતિમાં બહુ મોટો ફાળો ભજવી રહે છે.
§  પરિવર્તનના અમલ દરમ્યાન લોકો સાથેના સંવાદને ઢીલો ન પડવા દો. દરેક તબક્કે સમયસર તાલીમ, દૃશ્ય-શ્રાવ્ય પ્રસિક્ષણ કાર્યક્રમોની સાથે દરેક સંબંધિત વ્યક્તિને મદદ પૂરી પાડવી અને તેમના પ્રતિભાવોને ઝીલતાં રહેવું અને તે અંગેનાં સ્પષ્ટિકરણ થતાં રહે તેવા સંવાદોની કડીઓ જળવાયેલી રહે તે મહત્ત્વનું છે. આ પ્રકારની શ્રેણી બદ્ધ કડીઓ જ પરિવર્તનને સફળ બનાવવા માટે જરૂરી એવી મજબૂત સાંકળના અંકોડા બની રહેશે.
§  કોઇ પણ પરિવર્તન કે સુધારો કંઈ પણ અર્થપૂર્ણ અને તરત જ અનુભવી શકાય તેવાં (મૂલ્યવાન) પરિણામોમાં પરિણમે તે હંમેશ ધ્યાનમાં રહેવું જરૂરી છે. ઘણી બાબતોનાં પરિણામો બહુ લાંબે ગાળે જ જોવા મળવાં શકય છે. આવાં પરિવર્તનના અમલને એવા તબક્કાઓમાં વહેંચી નાખો કે જે પૂરા થયે સંસ્થા માટે કે (/અને) ગ્રાહકોને જે અર્થપૂર્ણ છે તેવા સુધારા નજરે ચડે જ.
§  પરિવર્તન વિષે લોકોને સમજાવવાની સાથે સાથે લોકોને સમજો. તેઓની પરિવર્તન પહેલાંની વર્તમાન વિચારસરણી અને કાર્યપદ્ધતિ તેમ જ પરિવર્તન થઇ ગયા બાદની સંભાવિત પરિવર્તિત વિચારસરણી અને કાર્યપદ્ધતિને સમજવાથી પરિવર્તન પ્રક્રિયાનું આલેખન વધારે અસરકારક રીતે થશે. અમલના દરેક તબક્કા સમયે લોકોને જે મુશ્કેલીઓ પડી શકે તેમ હોય તેનો અંદાજ પહેલેથી જ આવી શકશે. આમ અમલ દરમ્યાન 'અચાનક','અકસ્માત' ઘટનાઓને ઘણે ભાગે ટાળી શકાશે, અથવા તો તેમના ઉપાય માટે વધારે તૈયાર રહી શકાશે.
§  પરિવર્તનના અમલમાં શ્રેષ્ઠ કાર્યપદ્ધતિઓનો જ આગ્રહ રાખવાને બદલે સરળ પણ બહુ જ અસરકારક પદ્ધતિને અમલ દરમ્યાન અપનાવતાં રહેવાનો અભિનવ અભિગમ પણ અપનાવો. 'વાહ' બોલી પડાય તેવા અનુભવો કરાવતાં પરિણામો મોટે ભાગે પ્રક્રિયાના અમલ સાથે સંકળાયેલ લોકોની કમાલ અને અભિનવ, પણ સરળ, અમલીકરણ કાર્યપદ્ધતિઓની જ નીપજ હોય છે.
§  'અપવાદો' માટે તૈયાર રહો. અમલીકરણનાં પરિણામોની માપણી દરમ્યાન જે યાર્દચ્છિક અપવાદો જોવા મળે તેને અવગણો નહીં. ઘણી વાર આવા અપવાદોમાં જ અકલ્પ્ય સુધારાની તક છૂપાયેલ હોય છે. લોકોનું બીનસાતત્યપણું એ લોકોની દાનતનું પરિણામ નથી, પણ પ્રક્રિયાનાં આલેખન કે અમલીકરણની કોઈ કચાશનું ચિહ્ન છે.
જે પરિવર્તનો તમે અમલ કર્યાં હશે તેમાં તમારે ભાગે પણ કંઇને કંઈ 'અચાનક' ઘટનો બની જ હશે. એ ઘટનાઓ તમારે માટે શું પદાર્થ પાઠ છોડતી ગઈ છે?  સુધારાત્મક પરિણામો અને કાર્યસાધકતાની જાળવણીનાં સંતુલન વિષેના તમારા અનુભવો જરૂરથી આપણા બધાં સાથે વહેંચો.