બુધવાર, 3 મે, 2017

પ્રકિયા સુધારણા કાર્યક્રમોમાં ચપળતા



તન્મય  વોરા
પરિવર્તનનો પવન વધારે ને વધારે ઝડપથી, ચારે બાજૂ, ફુંકાઈ રહ્યો છે. સુધારણા માટેની જેમની જવાબદારી છે તેવા વ્યાપાર ઉદ્યોગના અગ્રણીઓ માટે પરિવર્તનના દરથી એક કદમ આગળ રહેવાના પડકાર  હવે વધારે ને વધારે મહત્ત્વના બનતા જાય છે.
એવું નથી કે સંચાલન અગ્રણીઓ પાસે પરિવર્તન સાથે કામ લેવાનાં પ્લાન-ડુ-ચેક-એક્ટ જેવાં સાધનો હાથવગાં નથી. સવાલ એ છે કે પરંપરાગત વિચારસરણી મુજબ આ સાધનોનો ઉપયોગ કરવામાં આવે તો જોઈએ તેટલી ઝડપ આપવામાં આ સાધનો સક્ષમ ન પરવડતાં હોવાનું અનુભવાય છે.
આજના સમયમાં સંસ્થાકીય (અને અંગત સ્તરે પણ)સુધારણાના પડકારોને પહોંચી વળવા શું કરી શકાય? સુધારણા કાર્યક્રમો પાસેથી સંસ્થાને શું અપેક્ષા રહે છે?
આ બાબતે મારા કેટલાક વિચારો:
૧. પુનરાવૃતિ ચક્ર ટુંકા કરવાં જોઈએ.
પ્લાન-ડુ-ચેક-એક્ટ ચક્રમાં જે કંઇ પુનરાવૃતિ ચક્રો બને તે ટુંકા કરી નાખવા પર ધ્યાન આપવું જોઈએ. સુધારણા માટેનું કોઈ એક ક્ષેત્ર નક્કી કરો, તેના માટે યોજના ઘડી કાઢો, અમલ કરો, અપેક્ષિત પરિણામોની સામે વાસ્તવિક પરિણામો સરખાવો, અને જરૂર મુજબ ચક્ર પુનરાવૃત કરો.આયોજન સશક્ત હોવું જોઈએ તેમાં બેમત ન હોય, પણ અમલ નાના નાના ટુકડામાં કરવાથી દરેક પુનરાવૃતિ ચક્ર ટુંકું બની શકશે.જેથી પરિણામોની સમીક્ષા પરથી શીખેલ પદાર્થપાઠને ફરીથી કામે લેવામાં ઝડપ કરી શકાય. 
૨. પશ્ચાદવર્તી નિરીક્ષણોની વધારે માહિતી ઉપલબ્ધ હોય.
જેમ જેમ નવી નવી પુનરાવૃતિઓ થતી જાય તેમ તેમ તેનાં પરિણામોને આ પહેલાંની પુનરાવૃત્તિઓ સાથે સરખાવવામાં વધારે સમય ન જાય તેવી વ્યવસ્થા ઊભી કરવી જોઈએ. માળખાંકીય વ્યવસ્થાઓ ઉભી કરવા ઉપરાંત જૂદી જૂદી ટીમોને આ કામ સોંપવાથી બધાં લોકોમાં સહકારની ભાવના પણ બળવત્તર બનશે.
3. સુધારણા માટે નક્કી કરાયેલ ક્ષેત્ર બહુ જ ઉપયુક્ત હોવાં જોઈએ.
સંસ્થામાં સુધારા તો બધે જ કરવાના છે. મહત્વનો સવાલ એ છે કે કઈ સુધારણા ખરેખર શું અસર કરી શકશે? ૮૦:૨૦નો બહુખ્યાત સિધ્ધાંત કામે લગાડીને, જે ૨૦ % સુધારણા પરિયોજનાઓ ૮૦% ધાર્યાં પરિણામો લાવી શકે છે તેવી, સુધારણા પરિયોજનાઓની પ્રથામિકતા નક્કી કરો અને આ પ્રાથમિકતાઓની પણ સમયે સમયે સમીક્ષા કરતાં રહો. 
૪. પરિણામો નરી આંખે દેખાય તેમ કરવું જોઇએ.
જેટલું મહત્ત્વનું સુધારણા કાર્યક્રમોનું લોકોની નજર સામે રહેવાનું છે તેટલું જ મહત્ત્વનું દરેક તબક્કાના પરિણામોનું પણ લોકોની નજર સામે રહેવાનું પણ છે. સંસ્થાની કાર્યપધ્ધતિમાં કરાયેલા ફેરફારો  જેવાં બહુ લાંબે ગાળે નજરી ચડતાં પરિણામો માટે એવાં ઉપયુક્ત પરિંમાણો વિચારો જેની અસરો લોકો તરત જ જોઈ અનુભવી શકે.પોતાના પ્રયત્નોનાં પરિણામો લોકોની નજર સામે રહે તો તે ખુદ બહુ મોટો પ્રેરણાત્મક પ્રશિક્ષક બની રહી શકે છે.
૫. આપસમાં સક્રિય, સકારાત્મક, ગતિશીલ સહકાર રહે.
કોઈ એક ખૂણામાં બેઠાં બેઠાં કોઈ સુધારણા પરિવર્તનો કરી નથી શકાતાં. નાનામાં નાનાં પરિવર્તન માટે પણ લાગતાં વળગતાં લોકોનો સક્રિય, સકારાત્મક, ગતિશીલ સહકાર સુધારણાની સફળતા માટે તો મહત્ત્વનું પરિબળ છે.તે સાથે તે પુનરાવૃતિ ચક્રને ટુંકા બનાવવામાં પણ મહત્ત્વની ભૂમિકા ભજવે છે.જ્યારે આપસી સહકાર માટે સંસ્થાની બહારનાં હિતધારકો સાથે કે સંસ્થાની અંદર જૂદાં જૂદાં સ્તરનાં લોકો વચ્ચે કામ કરવાનું આવે ત્યારે ઊભા થતા પડકારને ઝીલવા માટે ખાસ આયોજન પણ કરવું જોઈએ.

અને અંતે:
અજે જ્યારે પરિવર્તન જ નહીં પણ પરિવર્તનની ઝડપ પણ મહત્ત્વનું પરિબળ બની ગયેલ છે ત્યારે વ્યક્તિગત અને સામુહિક ચપળતા બહુ મહત્ત્વનું કૌશલ્ય બની રહ્યું છે. માત્ર આયોજન કે અમલ કે સમીક્ષામાં જ ચપળતાથી કામ નહીં થાય - આજે તો સફળ કે નિષ્ફળ પરિણામો પણ ઝડપથી સામે આવે, તેમાંથી પદાર્હપાઠ ઝડપથી શીખાય, તેને લગતું અનુકૂલન પણ ઝડપથી થાય એવી માનસિક તેમ જ ભૌતિક તૈયારીઓ સંસ્થાના અગ્રણીઓ અસરકારક રીતે રાખતાં રહે તેમ અપેક્ષા કરવામાં આવે  છે.



Ø  અનુવાદકઃ  અશોક વૈષ્ણવ, અમદાવાદ