બુધવાર, 11 માર્ચ, 2015

ગુણવત્તા-સંસ્કૃતિ- ૮ || શ્રેષ્ઠ કાર્યપદ્ધતિઓ સંદર્ભોચિત હોય છે

# ૮ # શ્રેષ્ઠ કાર્યપદ્ધતિઓ સંદર્ભોચિત હોય છે - યથોચિત સંદર્ભમાં કોઈ બીજાં માટે તે બહુ જ સારી રીતે કામમાં આવેલ હોઈ શકે છે. પણ, આપણે તેમનો ઉપયોગ યોગ્ય સંદર્ભમાં કરી રહ્યાં છીએ ખરાં ?

- તન્મય વોરા
ધારો કે કોઈ દાકતર દર્દનાં ચિહ્નો અને ઈતિહાસની વિગતો બરાબર તપાસ્યા વગર જ દર્દીને કોઈ દવા લખી આપે તો ? એ વાત ખરી કે એ દાક્તરને એ દવાની ઉપયોગિતા વિષે તો સારી એવી જાણકારી હશે, પણ એ દર્દીની તાસીર, તેનાં દર્દનાં ચિહ્નો અને ઈતિહાસના સંદર્ભને બરાબર તપાસ કર્યા વગર આપેલી પેલી 'શ્રેષ્ઠ દવા' ખરેખર દર્દીને ઉપકારક નીવડશે જ એવી ખાત્રી બંધાઈ શકે ખરી?

પ્રક્રિયા સંચાલકો સંસ્થા માટે એવા દાક્તરોની ભૂમિકા ભજવે છે. તેમણે બધી જ શકય અસરો અને તેની પાછળનાં કારણો - દર્દનાં ચિહ્નો-નાં વિશ્લેષણની મદદથી ખરી સમસ્યા ખોળી કાઢ્યા પછી જ નિવારણ - દવા- સૂચવવી જોઈએ. અલગ અલગ દર્દની 'શ્રેષ્ઠ દવાઓ'ને મૅનેજમૅન્ટની ભાષામાં આપણે 'શ્રેષ્ઠ કાર્યપધ્ધતિઓ' તરીકે ઓળખીએ છીએ.

શ્રેષ્ઠ કાર્યપધ્ધતિઓ એ એવી પ્રક્રિયાઓ છે જે એક ચોક્કસ સંદર્ભમાં ઉત્પાદન કે સેવા જેવાં ગુણવત્તાનાં ઉત્તમ પરિણામો આપી શકવાની બધી જ શકયતાઓ ધરાવે છે. સંદર્ભ નિશ્ચિત કરવા માટેનાં સમીકરણમાં:
  • સંસ્થાગત ધ્યેય
  • બજારનાં કયાં ક્ષેત્રમાં આપણે કાર્યરત છીએ
  • કયાં ગ્રાહકો વિષે આપણે પ્રવૃત્ત છીએ
  • આપણાં ઉત્પાદન કે સેવાઓની આ બાબતે પ્રસ્તુત વિશિષ્ટતાઓ
  • કયાં ગ્રાહકોને આપણે હાલ ઉત્પાદન કે સેવાઓ પૂરી પાડી રહ્યાં છીએ
  • હાલની કે ભવિષ્યમાં ગઠિત થનારી ટીમની ક્ષમતાઓ અને આંતરિક જોડાણ કડીઓ
  • સુધારા પરિયોજના માટે મૅનેજમૅન્ટનો અભિગમ અને પ્રતિબદ્ધતા
  • બજારનાં બાહ્ય પરિબળો (જેવાં કે મંદી, હરીફ સંસ્થાની ક્રિયાશીલતા, કાયદાકીય નિયમનો વગેરે)
                                                                                          જેવાં ચલ ધટકો મહત્ત્વનો ફાળો ભજવે છે.

આ યાદીમાં આવી ઘણી બાબતો સમાવી શકાય. પણ આજની ચર્ચા માટે તો એટલું જ નોંધવાનું છે કે ઘણીવાર શ્રેષ્ઠ કાર્યપદ્ધતિઓની ભૂતકાળમાં થયેલી સફળતામાં આ ઘટક પરિબળોના ફાળાની પૂરતી સમીક્ષા નથી થતી. એવું પણ બને કે દેખીતી રીતે પરિબળ એ જ હોય , પણ આ પરિબળો ક્યારે પણ અગતિક ન હોવાને કારણે તેનો સમયોચિત સંદર્ભ બદલી જતો હોય છે. ટુંકમાં, સંસ્થાના સંદર્ભને ધ્યાનમાં લીધા સિવાયનો શ્રેષ્ઠ કાર્યપદ્ધતિનો અમલ, દર્દીની પૂરેપૂરો તપાસ્યા વગર 'ઉત્તમ દવા' લખી આપવા બરાબર છે. બંને કિસ્સાઓમાં પરિણામો ખતરનાક નીવડી શકે છે !

તો પછી શ્રેશ્ઠ કાર્યપદ્ધતિઓ કેમ કરીને ઉપયોગી નીવડે ?

શ્રેષ્ઠ પદ્ધતિઓનું જ્ઞાન અને અભ્યાસ કોઈ પણ પડકાર માટેના શક્ય ઉપાયો માટેના નકશાનું રેખાચિત્ર બનાવવામાં મદદરૂપ બને છે. જુદી જૂદી કાર્યપદ્ધતિઓ, અને તેમના સંદર્ભો, જોખમોને પહોંચી વળવા માટેનાં વૈકલ્પિક દૃષ્ટિકોણની રજૂઆત તરીકે પણ ઉપયોગી નીવડે છે.

પ્રક્રિયા સુધારણાના નિષ્ણાતો માટે શ્રેષ્ઠ કાર્યપદ્ધતિઓ બહુ સબળ અસ્કમાયત બની રહે છે. પણ તેમના સફળ અને અસરકારક અમલ માટે એ કાર્યપદ્ધતિઓ માટે સંસ્થાના સંદર્ભનાં ઔચિત્યને સમજવાની તેમની ક્ષમતા બહુ મહત્ત્વનો ફાળો ભજવે છે. દરેક પરિસ્થિતિ માટે શ્રેષ્ઠ કાર્યપદ્ધતિ હાથવગી હોય, પણ તે એ સ્થિતિને અનુરૂપ નીવડીને ઉત્તમ ઉપાય સાબિત થશે કે કેમ એ ન સમજી શકે તો એવી નિપુણતા તેટલે અંશે કાચી પડે ખરી!

સંસ્થાની સમક્ષ રહેલા આગવા પડકારો માટેનાં ઔચિત્યના સંદર્ભમાં, શ્રેષ્ઠ કાર્યપદ્ધતિઓને ખૂબ ધ્યાનપૂર્વક સમજીને પછીથી તેમનો અમલ કરવાથી તેનો મહત્તમ ફાયદો લઈ શકાય છે. આમ કરી શકવા માટે સુધારણા સંચાલકોને સંસ્થાની પ્રવૃત્તિઓની ગલીગુંચીઓના ખાડા ટેકરાઓની પૂરેપૂરી ખબર હોવી જરૂરી છે. એક વાર સંદર્ભ સ્પષ્ટ બની જાય, તો તે પછી શ્રેષ્ઠ કાર્યપદ્ધતિ આપણું ઉત્તમ રાહબર બની રહી શકે છે, જેને કારણે વારંવાર એકડો ઘૂંટવાની જરૂર નથી રહેતી. સંદર્ભ અનુસાર, એ શ્રેષ્ઠ કાયપદ્ધતિ આખેઆખી અપનાવી શકાય. પણ જો તેમ શકય ન જણાય, તો તેના સંદર્ભોચિત અંશને કામે લગાડી શકાય.

યાદ રહે કે –
- કોઈ બીજાંને ભૂતકાળમાં કોઈ શ્રેષ્ઠ કાર્યપદ્ધતિ ફળી છે, એટલે આપણને પણ ફળશે જ એમ માનીને આંખો બંધ કરીને અમલ કરવાથી તે ઉપયોગી થવા કરતાં વધારે નુકસાન પણ થઈ શકે છે.

- વાસ્તવિક દુનિયામાં સોનાની તાસકમાં ગુલાબની પાંખડીઓથી હંમેશાં સ્વાગત નથી થતું. યોગ્ય સંદર્ભ વિના નવીનીકરણ કે સુધારણા જેવા ખ્યાલો હવાઈ કિલ્લા જ બની રહી શકે છે.
ડિલ્બર્ટનાં એક કૉમીકમાં કહ્યું છે ને કે "જો બધાં જ શ્રેષ્ઠ કાર્યપદ્ધતિ અખત્યાર કરી શકતાં હોય , તો તે શ્રેષ્ઠ કાર્યપદ્ધતિ અતિ સામાન્ય કક્ષાની હોવી જોઈએ."
clip_image002