પાર્કિન્સનના
નિયમની વિરુદ્ધ અસર વિષે ખુદ પાર્કિન્સન જ તેમનાં પુસ્તક, Parkinson’s
Law, and Other Studies in Administration, માં ઇશારો કરતાં
કહે છે કે 'સૌથી વધારે વ્યસ્ત વ્યક્તિ પાસે જ નવરાશ હોય. આ વાત પછી તો
એક મુહાવરો બની ગઈ -
'જો કોઈ કામ
કરાવવું હોય તો કોઇ વ્યસ્ત વ્યક્તિને સોંપો.'
બીજા શબ્દોમાં
કહીએ તો જો કોઈ કામ નવરાશના સમયે ઉપાડ્યું, તો જેટલો સમય આપશો
તેટલો સમય વપરાઇ જશે. પરંતુ કેટલો સમય આપણી પાસે છે તે નક્કી કરી અને તેમાં જેટલું
વધારે બને તેટલું કામ પુરૂં કરવાની ગાંઠ બાંધીશું તો એકંદરે ઘણા ઓછા સમયમાં એ જ
કામ પુરૂં થશે.
manager-tools.com
વેબસાઈટના સહ-સંસ્થાપક માર્ક હોર્સ્ટેમેને આ જ વાતને એક
સુગઠિત ઉપસિદ્ધાંતના સ્વરૂપે રજુ કરી -
'જેટલો સમય આપો
એટલામાં કામને સમાવાઈ લેવાય.'
બધી બાબતોની છૂટ હોય એ કરતાં થોડી થોડી ખેંચ અનુભવાય તો
લોકો પોતાની પાસેનાં સંસાધનોનો બહુ સર્જનાત્મક રીતે ઉપયોગ કરવાના રસ્તા ખોળી
કાઢતાં હોય છે. આ વિચારને લઈને કેટલાંક અભ્યાસ સંશોધનો પણ થયાં છે. એ અભ્યાસો
દરમ્યાન જોવ અમળ્યું છે કે જે સંસાધની ખેંચ હોય તેના ઉપયોગમાં બચત થાય એ માટે લોકો
અવનવા પ્રયોગો ખોળી કાઢી શકતાં હોય છે. આ સંદર્ભમાં મને યાદ આવે છે કે
સૌરાષ્ટ્રનાં કેટલાંક શહેરોમાં આજે જ્યારે ૨૪ કલાક પાણી ઉપલબ્ધ છે ત્યારે દિવસમાં
બે વાર નહાતાં લોકોની પહેલંની પેઢીએ જ્યારે પાણીની સખત અછત જોઈ હતી ત્યારે હાથ
શોયા પછી વૉશ બેઝિનમાંથી નીકળતાં પાણી વડે પોતાનાં આંગણાંમાં તેઓ ઝાડપાન ઉગાડતાં.
સમયની થોડી ખેંચ
રાખીને કામની સમય મર્યાદા નક્કી કરાય તો ઉત્પાદકતા વધે છે એ ગણતરી એ ક કંપની તેની
ઑફિસનો સમય સવારે ૮ વાગ્યાથી સાંજે પાંચ વાગ્યાને બદલે ૯થી ૪નો કરવાનો પ્રયોગ
કર્યો. એ પ્રયોગ દરમ્યાન જોવા મળ્યું કે પહેલાં જે નિર્ણય લેવા માટે મિટિંગ એક
કલાક ચાલતી તે હવે પંદર મિનિટમાંજ નિર્ણય લઈ લે છે. પહેલાં કરતાં વધારે કામ કરવા છતાં પણ સાંજે ચાર વાગ્યે
ઘરે જવા નીકળી શકવાનું શક્ય બનવા
લાગ્યું એટલે કર્મચારીઓ પણ વધારે ખુશમિજાજ રહેવા લાગ્યાં હતાં. જોકે કેટલાં બાહ્ય
કારણોને કારણે આ પ્રયોગ બહુ લાંબો ન ચાલી શક્યો તે વળી અલગ બાબત છે.
આમ થવા પાછળનું કારણ એ છે કે ઓછો સમય હોવાને કારણે આપણે
મનને આડી અવળી બાબતોમાં ભમવા દેવાને બદલે બધું જ ધ્યાન કામ પર જ રાખીએ છે. પરિણામે
કામનો વધારે કાર્યસાધક ઉપયોગ થવાની સાથે તેની અસરકારકતા પણ વધી જાય છે.
બીજી એક બાબત છે વધારે પડતી ચોકસાઈના આગ્રહની, જેને કારણે પણ
કામ પુરૂં કરવામાં વધારે સમય લાગી જાય છે.
તેમનાં પુસ્તક, Critical Chain,માં ઈલીયાહુ
ગોલ્ડ્રૅટ નોંધે છે કે કામને ૯૦% નિશ્ચિતતાથી પાર પાડવાને બદલે ૫૦% નિશ્ચિતતાથી
પાર પાડવાનું નક્કી કરવાથી કામ પુરૂં કરવાના સમયમાં નાટકીય બચત થતી જોવા મળી છે.
આ વિચાર પરથી પ્રોજેક્ટ મૅનેજમૅંટનાં ક્ષેત્રમાં નિશ્ચિત કાર્યસિદ્ધિ માટે સમય નક્કી કરવા (fixed scope) - આટલું કામ ૧૫મી તારીખ સુધીમાં કરવું છે - ને બદલે 'આઠમી તારીખ સુધી જેટલું કામ થઈ જાય તે પછી આગળનું વિચારીશું એવી આકાંક્ષા - appetite - સાથેના 'પરિવર્તનક્ષમ લક્ષ્ય (Flexible Scope)થી કામ કરવાથી પ્રોજેક્ટ માત્ર ઓછા સમયમાં જ નથી પુરો થતો પણ તેની ગુણવતા પણ સુધરી જતી જોવા મળે છે.
સોફ્ટવેર પ્રોજેક્ટનાં ક્ષેત્રમાં આખરી લક્ષ્યબિંદુને લગતાં
કામોની પ્રગતિની લાંબા લાંબા સમય અંતરાલ પછી થતી સમીક્ષાઓને એ લક્ષ્યબિંદુને નાનાં
કામોમાં વહેંચી નાખીને સમીક્ષાઓ દર અઠવાડીયે કે તેથી ઓછા સમયમાં કરવાની પદ્ધતિઓ જે
Scrum કે Agile પદ્ધતિ તરીકે
ઓળખાય છે તે હવે બહુ પ્રચલિત બની છે.
આમ દરેક કામમાં થતી ઢીલની પાછળ જો પાર્કિન્સનના નિયમનો અદૃશ્ય દોરીસંચાર અનુભવાય છે તો તેનાથી બિલકુલ વિપરિત અભિગમ, હોર્સ્ટમેનનો પ્રતિ-ઉપનિયમ , અપનાવવાથી ઓછા સમયમાં વધારે (અસરકારક) કામ પણ કરી શકાય છે.
ટિપ્પણીઓ નથી:
ટિપ્પણી પોસ્ટ કરો