બુધવાર, 9 મે, 2018

અરાજકતા અને આંટીઘૂંટીઓ # ૩ # અપેક્ષાઓનો પ્રબંધ કરવો


ગેરી મૉન્ટી
પ્રોજેક્ટ મૅનેજર કે અગણીએ અરાજક પરિસ્થિતિઓમાં રોજેરોજ શું પડકારોનો સામનો કરવો પડે છે? કદાચ સૌથી મોટો પડકાર છે અવાસ્તવિક કે ઢંગધડા વગરની અપેક્ષાઓનો. આ પરિસ્થિતિમાં મૂકાયેલાં મોટા ભાગનાં લોકોને
આવાં કથનો સાંભળવા મળતાં હશે :અહીં કોઇ વ્યવસ્થિત તંત્ર જ નથી આખો પ્રોજેક્ટ એક મોટો જુગાડ છે.

  •  (પ્રોજેક્ટ મૅનેજર) વાંક તમારો છે. નક્કી કર્યા મુજબ કંઈ જ થતું નથી. પ્રોજેક્ટ તો હાથમાં જ નથી રહ્યો.
  • તમે પ્રોજેક્ટ મેનેજર છો. તમને બધી જ તાલીમ મળેલ છે. હવે બધું સરળ બનાવી દો.
  •  જો તમે બરાબર આયોજન કર્યું હોત તો આ દશા ન હોત.
  • તમારી ભૂલો ક્યાં ક્યાં છે તે તો ઑડીટમાં દેખાય જ છે. કામ ચાલતું હતું ત્યારે ઝોકું આવી ગયું હતું?
  • જો તમે સંભાળી શકો તેમ ન હો તો પછી હું કોઈ બીજાંને મૂકું.
  • જો તમારે વારેઘડીએ મારી મદદ માટે દોડી આવવાનું હોય તો પછી આ સ્થાન પર તમારી જરૂર જ નથી.

આ બધાં કથનોમાં એક વાત સર્વસામાન્યપણે દેખાય છે તે છે વ્યવસ્થા પ્રસ્થાપિત કરી શકાય અને જાળવી શકાય એ માન્યતા. આ સુરેખ વિચારસરણી છે. આપણને યાદ જ છે કે અરાજકતાભરી પરિસ્થિતિઓની લાક્ષણિકતા હોય છે અરૈખિક વર્તણૂક. આ પરિસ્થિતિમાં હવે પ્રોજેક્ટ મૅનેજર શું કરી શકે? બે શબ્દો પર ધ્યાન આપવાની જરૂર છે : સત્તા અને સ્થિરતા.
બહુ વહેલેથી સામે થાઓ
સત્તા એકઠી કરવી અને સ્થિરતા સ્થાપવી એ ક્યારેય સરળ તો હતું નહીં. એ માટે લઈ શકાય તેવાં પગલાં :

  • પરિસ્થિતિઓનો સામનો વહેલેથી જ કરો, કેમકે તે સૌથી મહત્ત્વનું છે. સામે શી રીતે થવું તેનું સ્વરૂપ પણ મહત્ત્વનું છે. 'ના' કહેવાનું ટાળવાનું શીખી લેવું જોઇએ. તેને બદલે મહત્ત્વનાં લોકોને મળીને, તેમના લક્ષ્યો, ઈચ્છાઓ, અપેક્ષાઓ બાબતે સમાનુભૂતિ દર્શાવીને અને સામે દેખાતા પડકારો અંગે સકારાત્મક ચર્ચા કરવા જેવા ઉપાયો વધુ અસરકારક નીવડી શકે છે.
  • 'હોવું જોઈએ ' (અપેક્ષાઓ)ને 'ખરેખર શું છે' (ટીમ કેટલી હદે કરી શકશે)માં જે અંતર છે તે સીધી રીતે, જેટલું બને તેટલું વહેલેથી, જણાવી એ બન્નેને જૂદાં પાડી દો. અપેક્ષાઓની સાથે બહુ સજ્જડપણે લાગણીઓ પણ જોડાયેલી હોઈ શકે છે.લાગણીશીલતા પરિસ્થિતિ તરફનો દૃષ્ટિકોણ ધુંધળો કરી મૂકી શકે છે. વળી પરિણામોને ટાળવા માટેની ચર્ચાઓ પણ લંબાયા જ કરી શકે છે. આવા સંજોગોમાં, રાતના ઉજાગરા કામ આવી શકે છે. આ તો નાણાની પૂરતી સગવડ ન હોય ત્યારે તમામેતમામ લેણદારોને થોડું ખમી ખાવા સમજાવવા જેવું છે.જરૂર હોય છે એવાં વિધાનની જે ખરેખર શું પરિસ્થિતિ છે અને અને તે નિવારવા માટે શું પગલાં લેવાઈ રહ્યાં છે તે સ્પષ્ટ કરી આપે. નિર્ણયો લેવા એ બહુ મુશ્કેલ કામ નથી. અઘરૂં છે પરિણામોની સ્વીકૃતિ. સા્ચ્ચાં SWOT વિશ્લેષણમાં જરૂરી હોય છે એવી જ ધારદાર પ્રમાણિકતા લાવવી પડે, અને કરી પણ બતાવવી પડે.
  • પરિસ્થિતિનાં વિશ્લેષણને વળગી રહો. કામ કરવા માટે અને આયોજન કરવા તૈયાર રહો પણ વચનો આપવાનું ટાળો. ઘટનાઓ, સંભાવનાઓ કે પરિણામો અંગેનાં જોખમ સંચાલનના સિધ્ધાંતોને સાચા અર્થમાં અમલમાં મૂકો. જ્યાં સુધી કોઇ સકારાત્મક (અણધારી સફળતા) કે નકારાત્મક (પરિસ્થિતિને હજૂ વધારે ગુંચવતાં કે ખરાબ કરતાં પરિબળો) આસમાનીસુલતાની ન આવી પડે ત્યાં સુધી આ ભાષામાં જ વિચારો, વાત કરો અને વર્તો.
  • સંબંધિત (ખાસ તો 'અઘરા') હિતધારકો સાથે નજદીકી બનાવ્યે રાખો, તેમની સાથે સંવાદ ચાલુ જ રાખો, પરિસ્થિતિનો હલ લાવવામાં તેઓ ક્યાંથી અને શું મદદ કરી શકે છે, કે તેઓ કેટલું ખમી ખાઈ શકે છે તે જાણવાની કોશીશ કરતાં રહો અને તેમના પ્રતિભાવો ધ્યાનથી સાંભળતાં રહો.
  • વાત સીધી જ કરો, બીજાને હંમેશ માન આપો અને વ્યવહાર વ્યાવસાયિક-શૈલીના રાખો. તમારા શબ્દનું વજન પડે તેવી છાપ ઊભી કરો અને જાળવો.
  • ધ્યાન લક્ષ્ય પર જ કેન્દ્રિત કરો અને લોકો પણ એ જ દિશામાં શી રીતે કામ કરશે તે પૂછતા / જણાવતા રહો.
  • તમારા હિતધારકોની હિલચાલ પર નજર રાખો. 'એમને શું જોઈએ છે' ની સામે 'એમને શું જરૂરી છે' તેમાં ફરક કરો. એ માટે એ લોકો શું કિમત ચૂકવવા તૈયાર છે તે પણ નક્કી કરો.
  • તમે શું માનો છો તે જણાવો અને પરિસ્થિતિને રૈખિક કરવા માટે, અને હવે પછી ધારેલું થઈ શકશે તેવી આગાહી કરી શકાય એ માટે શું થઈ શકે એ માટે, કામ કરો.નક્કી કરેલ સાધ્યને ગુણવત્તાભેર મેળવવા માટે કોઈ પણ સફળ પ્રોજેક્ટમાં વ્યવસ્થા લાવ્યા વિના તો ચાલવાનું નથી જ.ઉદ્યોગ સાહસિક તરીકે જોખમોની સામે તરવામાં મજા આવે અને સ્ફુર્તિ પણ રહે, પણ કોઈ એક તબક્કે તો નક્કી કરેલ સાધ્ય સ્થિર પ્રક્રિયાઓ આપતી થઈ જાય એ પણ એટલું જ મહત્ત્વનું છે.

સત્તા એકઠી કરો
ઉપર જણાવેલી પ્રવૃત્તિઓ કરતા રહેવાથી પોતાના પ્રભાવનાં વર્તુળને વિકસાવતા રહેવાના સ્વરૂપમાં અનુભવાતી સત્તા એકઠી કરવામા મદદ મળી શકે છે, પ્રભાવ પાડી શકવાની આ ક્ષમતાને સુદૃઢ કરવી એ સફળ અગ્રણીની ખાસ વિશિષ્ટતા છે. એ ન ભૂલવું જોઇએ કે સત્તા બહુ પ્રવાહી અને નાશવંત છે. એવી સરકતી જતી રેતી જેવી સત્તાને સમયબધ્ધ રીતે અમલમાં મૂકી શકાય તેવી યોજનામાં ફેરવવી એ પોતે જ એક બહુ મોટું પરિવર્તન માગી લે છે. આ સમયમાં અરાજકાતા અને જટિલતા ઘટે છે અને પરિણામોની (આગાહી કરી શકવાની) સુરેખતા આકાર લે છે અને વિકસે છે.
સ્થિરતા તરફ દોરો
સફળ પ્રોજેક્ટ મૅનેજર સત્તા એકઠી કર્યા પછી તેને વિવિધ સ્તરે વહેંચે છે. સત્તાને પકડી રાખવાનો જરા સરખો પ્રયત્ન પણ અમુક પ્રકારની સખ્તાઈ લાવે છે જે પરિવર્તનશીલતાને કાપે છે, જેનાં પરિણામે સત્તાનું વિલોપન પણ શક્ય બની રહે છે. થોડી ગાફેલીયત સકારાત્મક ચક્રને ઉલ્ટું ફેરવી વિષ ચક્રમાં બદલી નાખી શકે છે.
આ વાતનો રોજબરોજની ભાષામાં શું અર્થ કરીશું? અગ્રણી સતાવહનનું માધ્યમ બને છે જેના થકી આખી ટીમનાં અલગ અલગ ઘટકો અને વ્યક્તિગત સભ્યો પ્રભાવશાળી બને છે. આ માટે જરૂરી સ્થાપત્યને વિકસાવવામાં અને પછી એક ચોક્કસ સંરચના મુજબ અલગ અલગ એકમોમાં નક્કી પ્રમાણમાં તેના વહેણને દિશા આપવા માટે એક સજ્જ ઑર્કેસ્ટ્રા કન્ડકટર જેવું અને જેટલું કૌશલ્ય જોઈએ. જો તે બરાબર થાય તો એક સુમધુર સંગીત રચનાના પડઘાતા ગુંજારવની જેમ કામ પણ દેખાતી સરળતાથી લક્ષ્ય તરફ આગળ વધતું રહે છે. જો તેમાં જરાક પણ ચૂક થાય તો આખી સંગીતરચનામાં એક બેસૂરાં વાદ્યને કારણે જે કર્કશતા દાખલ થવા લાગે છે તેમ આખાં કામમાંનો એકાદ ભાગ બંધિયાર થવા લાગે છે.
શાબાશીના પ્રતિભાવાત્મક બોલ વહેંચો
લોકોએ કરેલાં સારાં કામની કદર કરનાર વ્યક્તિ તરીકેની સાખ જમાવો. આમ કરવાથી સારાં લોકો તમારી ટીમમાં આવવા આકર્ષાશે અને જે લોકોનો નબળો સમય ચાલતો હશે તેમને એ સમય પાર કરી જવાની હામ બંધાશે. આનાં ફળ સ્વરૂપે ભવિષ્યમાં આગળ ખેંચવા મળે તેટલી સત્તા તમારા ખાતાંમાં જમા થશે. આ જમા પડેલી સત્તા તમારી વર્તમાન સ્થિતિને જાળવી રાખવામાં તેમજ ભવિષ્યમાં હજૂ વધારે કંઈ કરી શકવાની સંભાવનામાં જો કોઈ અણધારી ઘટના બને તો તમને સંકટ સમયની સાંકળ તરીકે કામ આવી શકે છે.