બુધવાર, 6 જૂન, 2018

અરાજકતા અને આંટીઘૂંટીઓ #૪ # આગળ વધો કે પછી નવેસરથી પુનઃગઠન કરો?


ગેરી મૉન્ટી
કોઈને આકરામાં આકરી સજા કરવી હોય તો તેને સાવે સાવ એકલા પાડી દો. તો બીજે છેડે છે બહુવિધ કામો
કરવાં. સાવ સાદી ભાષામાં કહેવું હોય તો કહી શકાય કે આ બન્ને વચ્ચેનું કોઈ એક સંતુલન શોધવું જોઇએ. આ વાત પણ લાગે છે સાવ સાદી, પણ તેનો અમલ ઘણો મુશ્કેલ નીવડી શકે છે, કેમકે કોઈ પણ જટિલ પરિસ્થિતિની આગવી ઓળખ છે હવે પછી શું થશે તે કહેવાની મુશ્કેલી. અને હવે પછી શું થશે તે ખબર ન હોય એવી સ્થિતિને 'જટીલ' કે તેનાથી વધારે ખરાબ 'અરાજક' પરિસ્થિતિ કહે છે. (આ બન્ને વચ્ચેની સમાનતાઓ અને અંતર વિષે આપણે હવે પછી વાત કરીશું.)
પરિણામે બહુ રસપ્રદ કોયડો ઉદ્‍ભવે છે: જ્યારે આગળ વધવું કે નવેસરથી પુનઃગઠન કરવું એ વિષે આસપાસનાં વાતાવરણમાંથી કોઈ સંકેત  ન મળે ત્યારે ધ્યાન ક્યાં કેન્દ્રિત કરવું ? ચાલો જોઈએ.
ધ્યાન આપો
પરિસ્થિતિ સાથે કામ પાર પાડવા માટે ટૂંકો અને ટચ જવાબ આપવો હોય તો એમ કહી શકાય કે 'ધ્યાનથી જૂઓ અને નક્કી કરો'. પરંતુ, સવાલ એ છે કે જોવું ક્યાં અને નક્કી શું કરવું? આ બન્ને સવાલોના જવાબ ટીમની અંદર જ રહેલા છે. ટીમ કેટલી હદ સુધી ખેંચી શકશે તે આ પરિસ્થિતિની સીમારેખા નક્કી કરે છે. એ સીમારેખાની અંદર ટીમે પુનઃગઠનના પ્રયોગ કરવા કે જેમ છે તેમ આગળ વધવું. કોઈ સમયપત્રક મુજબ આગળ વધી શકાય એટલી, આંગળી મૂકી શકાય એટલી પણ, નિશ્ચિતતાભરી સ્થિતિ સમગ્રતયા અનિશ્ચિત પરિસ્થિતિમાં ખોળવી અને તેમાં કામ કર્યે રાખવું એ મુખ્ય ધ્યેય રહેવું જોઈએ.
સફળતા કે નિષ્ફળતા
નિષ્ફળ જવાની સંભાવનાનો સંન્નિષ્ઠ અંદાજ હોવો એ બહુ મહત્ત્વનું બની રહે છે. આ બાબત પર બહુ વિચારતા નથી રહી શકાતું. પ્રોજેક્ટ સંચાલક માટે પડકાર એ છે કે તેની એક આંખ પ્રોજેક્ટ ખાઈની ધારથી કેટલો નજદીક છે તેની પર નજર રાખે અને બીજી આંખ વડે શું કરતા રહેવાથી એ ધારથી થોડાં થોડાં સલામત અંતરે ખસી શકાશે તેના પર નજર બનાવ્યે રાખવાની હિંમત દાખવવી.
ધરપતનો શ્વાસ પણ ખેંચી શકાય એટલી પણ સલામતી મેળવવા માટે પણ કંઈકને કંઈક પ્રયોગ કરવા પડે. બધા જ વિકલ્પો સ્પષ્ટ હોય એવી આદર્શ પરિસ્થિતિ તો અહીં નહીં જ હોય. એટલે શું ચાલી જશે એનું ગણતરી મુજબનું જોખમ ખેડવાના અને એમાંના થોડાક પ્રયોગો સદંતર નિષ્ફળ રહે, પણ કંઈક મહત્ત્વની માહિતી જરૂર પાછળ છોડી જાય તે માટેની તૈયારી રહે એ માટેના જ પ્રયોગો કરતા રહેવું જરૂરી બની રહે છે.
જટિલતામાં વધારો કરતું એક પરિબળ છે સ્પષ્ટ આવશ્યકતાઓનો અભાવ. પ્રોજેક્ટ પૂરો કરવાની તારીખ કે ફાળવવામાં આવેલાં બજેટમાં જ કામ કરવાની જવાબદારી તસુભાર પણ ઘટાડ્યા વગર આંધળે પાટે માટલી ફોડવા જેવી આ પરિસ્થિતિ બની રહે છે. આ પરિસ્થિતિમાં પ્રોજેક્ટ સંચાલકે અને ટીમે આવશ્યકતાઓ શું હોઈ શકે એ વિષે વિચારવું અને તેને પ્રમાણિત કરાવવા શું કરવું એ માટે કંઈક પ્રયોગો તો કરવા જ પડશે.પહેલા જ પ્રયત્ને આમાં સફળતા મળે તેવી શક્યતા તો બહુ ઓછી જ રહેશે, કારણકે અન્ય હિતધારકો પ્રોજેક્ટની જૂદી જૂદી દિશામાં તાણી રહ્યા હશે. જો આમ ન જ હોત તો આવશ્યકતાઓ પહેલેથી સ્પષ્ટ બની રહી હોઈ શકત. આ તબક્કે ટીમ અને પ્રોજેક્ટ સંચાલકે પોતાના ભાથામાં જૂદા જૂદા પ્રકારનાં તીરો વધારેમાં વધારે સંખ્યામાં શી રીતે શક્ય બને તે વિષે પણ વિચારવું પડશે.
વ્યાવસાયિક જુગાર
ટીમની ક્ષમતાઓની મર્યાદાઓને ધ્યાનમાં રાખીને વ્યાવસાયિક જુગારનો દાવ ખેલવાનો વિકલ્પ પ્રોજેક્ટ સંચાલક પાસે શક્ય એવો સારો ઉપાય છે. એમાં જુગારનું તત્ત્વ એ છે કે શું ટીમ આવશ્યકતાઓના એકથી વધારે વિકલ્પ લાવી શકશે અને શું પ્રોજેક્ટ સંચાલક તેમાંની કોઈ એક, ફેરફારો સાથે પણ, સ્વીકારાવડાવી શકશે? આમ કરવા માટે ટીમે ધાર પર પહોંચવા માટે થોડાં સંસાધનો ખર્ચવાં પડશે અને સાથે સાથે, વધારેમાં વધારે સારૂં કે ખરાબ શું થઈ શકે જેવા કામ લાગી જાય તેવા વિકલ્પો સૂચવવા પડશે. આમાંના કોઈ એક વિકલ્પને ફેરફારો સાથે પણ સ્વીકારાવડાવા માટે શું ખેલ કરવા એ પ્રોજેક્ટ સંચાલકે નક્કી કરવાનું રહે છે. આ એવી પ્રવાહી સ્થિતિ છે જેમાં બહુ વધારે એકાગ્રતા અને શિસ્ત મહત્ત્વનાં બની રહે છે.
ધાર પરથી પાછાં આવવું
પ્રોજેક્ટ સંચાલકનું લક્ષ્ય એ છે કે ટીમને કોઇક પણ આવશ્યકતાઓ મળે જેના પર કામ કરવાથી , કમ સે કમ, કોઈ એવી શ્રેષ્ઠ પધ્ધતિને કામે લગાડી શકે જે તેમને પ્રોજેક્ટમાં હવે પછી રૈખિક રીતે આગળ વધવાના ઉત્તમ માર્ગમાં પસંદ કરવામાં , એટલે કે ખરેખર અમલ કરી શકાય એવું સમયપત્રક ઘડવામાં, મદદરૂપ બને. સાદી ભાષામાં કહીએ તો ટીમ એક એવા સ્થાન પર પહોંચે જ્યાં તેઓ કોઇ ચોક્કસ આવશ્યકતાઓના આધાર પર પરિણામોની આગાહી કરી શકે. જો આમ ન બને તો કોઈ પણ સમયપત્રક ઘડવું અસંભવ બની જાય, અને અંતે આખો પ્રોજેક્ટ પડી ભાંગી શકે છે.
સંક્ષેપમાં કહીએ. નીચેથી ઉપર સુધી ચોક્કસ વ્યવસ્થા ગોઠવવામાં અને સત્તામાં બેઠેલાં વરિષ્ઠ લોકો પાસે તેને સ્વીકારાવડાવીને ઊપરથી નીચે સુધી મદદ મળી રહે તેમ કરવા માટે પણ સમય જોઈશે. વરિષ્ઠ સંચાલક મંડળની એકમત પ્રતિબધ્ધતાની ખરી જરૂર રહેશે.
પ્રોજેક્ટ સંચાલકે નવા પ્રયોગ કરવા માટે ટીમને જે સમય જોઈએ અને તેને તે ઊપર સ્વીકૃત કરાવવામાં જે સમય જોઈએ તે પ્રોજેક્ટના બાકી ઉપલબ્ધ સમયમાંથી બાદ કરવો પડે.
પ્રોજેક્ટ સંચાલક અને ટીમે નવેસરથી પુનઃગઠિત થઈને, બાકી રહેલા સમયમાં સંશોધિત વ્યાપમાંનું કેટલું સિધ્ધ થઈ શકશે તે નક્કી કરવાનું રહે. આમાંથી હજૂ એક સંભવિત મુશ્કેલ નિર્ણય લેવાની સ્થિતિ પેદા થઈ શકે છે.
સમાધાનો
મોટા ભાગે એવું થતું જોવા મળ્યું છે કે વરિષ્ઠ સંચાલક મંડળ વ્યાપને પૂરતી મદદ કરવાની સ્થિતિમાં આવે ત્યારે પ્રોજેક્ટ માટે બહુ થોડો સમય બચ્યો હોય છે. હવે પ્રોજેક્ટ સંચાલક નીચેમાંનો કોઈ એક વિકલ્પ કે તેમનું મિશ્રણ  પ્રસ્તાવિત કરવાની નાપસંદ પરિસ્થિતિમાં આવી ભરાણો હોય છે:

  • વ્યાપ ઘટાડવો;
  • વધારાનાં સંસાધન માગવામ પરંતુ એટલાં બધાં પણ નહીં કે ગુંચવાડો વધે;
  • સમય લંબાવવો, અને;
  • આમાનું કશું જ શક્ય ન બની શકે તેમ હોય તો પ્રોજેક્ટને મોડો પડવા દેવો કે પછી માંડવાળ કરવો

પ્રોજેક્ટ સંચાલકે સાવધ રહીને બન્નેની વચમાં ન ફસાઈ પડવા પર પણ ધ્યાન આપવું જોઈએ, જેમ કે ટીમ જ થાકીને ઢગલો થઈ ગઈ હોય કે  વરિષ્ઠ સંચાલન મંડળ હજૂ વધારે અવાસ્તવિક અપેક્ષા રાખી બેઠું હોય.
ઉપાય
આવી પરિસ્થિતિ સાથે કામ પાડવા માટે મને જે સારામાં સારો ઉપાય દેખાય છે તે છે આવી પરિસ્થિતિઓ ટાળવી. પ્રોજેક્ટના સર્વનાશના ભંગારને એકઠા કરવાની સ્થિતિમાંથી બચવાની શક્યતાઓ ત્યારે વધી જાય છે જ્યારે ઉપરની વાસ્તવિકતાઓનો અમલ પ્રોજેક્ટના આરંભ કાળમાં જ થાય. સવાલ કરો, 'આ જટિલ પ્રોજેક્ટ છે એમ ન માનવાનું કોઈ કારણ છે?' જો સ્પષ્ટ નેટવર્ક આકૃતિ દોરવા માટે જરૂરી માહિતી પૂરતી ન હોય તો પ્રોજેક્ટ જટિલ કહેવાય. આવા પ્રોજેક્ટમાં ખાઈની ધાર પર ઊભા રહીને ટીમે ઉપર જણાવ્યા પ્રયોગો કરવા પડશે. પ્રોજેક્ટ સંચાલક આ વાસ્તવિકતાને સ્વીકારીને ચાલે તે બધાંનાં હિતમાં રહેશે. લોકપ્રિયતાની સ્પર્ધામાં ઊભા રહેવા માટે આ બહુ સારૂં સૂત્ર ભલે ન કહેવાય પરંતુ સામે દેખાતી પરિસ્થિતિઓમાં શું કરી શકાય તેનું સ્પષ્ટ ચિત્ર દોરનાર તરીકે તો તેની છાપ જરૂર પડશે. લાંબે ગાળે વાસ્તવિકતા મુજબ કામ કરનારની માનભેર છાપ સાથે કામ કરવું એ આવા સંજોગોમાં પણ વિકાસ સાધી શકવા માટેનો એક અસરકારક માર્ગ છે.




§  અનુવાદકઃ અશોક વૈષ્ણવ, અમદાવાદ ǁ ૬ જુન, ૨૦૧૮