મૅનેજમૅન્ટના નામસ્રોતીય સિધ્ધાંત : પાર્કિન્સનનો નિયમ, તેનાં અન્ય સ્વરૂપો અને સમય વ્યવસ્થાપન : પાર્કિન્સનનો નિયમ અને સમયનું વ્યવસ્થાપન

પાર્કિંન્સનનો નિયમ પ્રસિદ્ધ આ થયા પછી તેમાં બહુ લોકોને રસ પડ્યો, અને તેના પર કર્મચારીઓની સંખ્યા અને તેમના દ્વારા પૂરાં કરાયેલાં કામોની નીપજની ઉત્પાદકતાના સંદર્ભમાં અલગ અલગ પ્રકારનાં સંશોધનો થવા લાગ્યાં. આ સંશોધનોના અલગ અલગ હેતુઓમાં સૌથી વધારે પ્રાધાન્ય કર્મચારીઓની સંખ્યાનો કામ સમયસર પૂરાં થવા સાથે કેવો સંબંધ રહે છે તેનો અભ્યાસ કરવાનો રહ્યો. આ પ્રકારના અનેક  અભ્યાસોની આડપેદાશ રૂપે લોકો કામ કરવામાં ઢીલ શા માટે કરે છે અને એમ થતું નીવારવા માટે શું શું કરી શકાય તે વિષે બહુ બધું સમજાયું॰

આ અભ્યાસોમાંથી બીજી એક બાબત પણ ધ્યાનમાં એ આવી કે કામ પુરું કરવા માટે જેટલો સમય મળે તેટલા સમયમાં કામ પુરૂં થાય. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો જરૂરથી વધારે સમય મળે તો એ ઉદ્દેશ્ય એટલો લાંબા ગાળાનો બની રહે કે કામ બાજુએ મુકી દેવાની કે બીજું કોઈ વધારે તાકીદનું કામ કરી લેવાની કે પછી હજુ તો વાર છે ને એટલે એ તો થશે એવી કામમાં ઢીલ દાખલ થવાની વૃત્તિ હાવી થવા લાગે છે. તેની સામે જો ઓછો સમય મળ્યો હોય, તો જોજો કે કામ એટલા જ (ઓછા) કે કદાચ તેનાથી પણ ઓછા સમયમાં કેવું પુરૂં થઈ જાય છે.

બહુ માનવ સહજ પ્રકૃતિ છે કે આપણને જેટલા પ્રમાણમાં કોઈ સંશાધન મળે તેનો પુરેપુરો ઉપયોગ કરવો. તે અધૂરૂં વપરાયેલું છોડી દેવાથી તેનો વ્યય થશે તેવી માન્યતા હોઈ શકે. લગભગ એ જ રીતે, ખરેખર એટલો સમય ન પણ જરૂરી હોય તો પણ કોઈ પણ કામ પુરૂં કરવા માટે જેટલો સમય ફાળવવામાં આવ્યો હોય તેટલો આપણે વાપરી જ લેતાં હોઇએ છીએ. એમં પણ જો એ કામનો સંબંધ કોઈ ખાસ માહિતી કે જ્ઞાન સાથે હોય તો તો  પાછાં તે માટેનો સમય તો આપણને ઉપલબ્ધ કરાયેલા સુધી  આપણે સહેલાઈથી ખેંચી લઈ જઈ શકતાં હોઈએ છીએ. આમ કરવા માટે એક કારણ તો કદાચ એ છે કે આપણને એવું જ શીખવાડવામાં આવ્યું હોય છે કે કામ મહત્ત્વનું હોય તો તેને વધારે સમય ફાળવવો જ જોઈએ. વળી એમ પણ શીખવાડવામાં આવ્યું હોય છે કે વધારે સમય ફાળવવાથી એ કામ પાછળ આપણે વધારે મહેનત કરી છે તેવું પણ દેખાશે.

એટલું અધુરૂં હોય એમ પાછું એમ પણ ઠસાવવામાં આવ્યું હોય કે વધારે સમય આપવો એ ખુબ  હોશિયારીપૂર્વક અને વધારે કાર્યકુશળ રીતે કામ કરવા બરાબર છે. જોકે હોશિયારીપૂર્વક કામ કરવાથી  કામ ઓછા સમયમાં પણ કરી શકાવું જોઈએ કે પછી એટલા જ સમયમાં વધારે કામ થઈ શકવું જોઈએ. જો દરેક કામ અને દરેક વિષયને પાર્કિન્સનનો નિયમ લાગું કરવાથી એ કામ પુરૂં કરવા જરૂરી સમયના અંદાજને વધારીને મુકવાને બદલે ખરેખર કેટલો સમય પર્યાપ્ત થઈ રહેશે તે પણ નિશ્ચિત કરી શકીએ અને પરિણામે આપણી ઉત્પાદકતાને વેડફાતી અટકાવી શઈએ.

સમય વ્યવસ્થાપનના પરિપ્રેક્ષ્યમાં પાર્કિન્સનના નિયમનું હાર્દ આટલું જ છે.

જોકે વિચારની આટલી તકનીકી લાગે તેવી રજૂઆતને વધારે સારી રીતે સમજવા માટે વાત થોડી વધારે ઊંડાણથી કરીએ.  

પાર્કિન્સનનો નિયમ કામનો બગાડ થાય એવી બે રીતે કામ કરે છે.

પહેલું તો એ કે જ્યારે જરૂરથી વધારે સમય ઉપલબ્ધ છે તેવી આપણને ખબર પડે છે તેવાં જ આપણે અતિવિશ્વાસનાં કોચલાંમાં વીટળાઈ જઈએ છીએ, જેને પરિણામે અજાણતાં જ સામાજિક માધ્યમોની વાતચીત કે વારંવાર ઇ-મેલ તપાસવા કે કામ સાથે જ સંબંધિત જણાતાં એવાં આડાંઅવળાં ગપસપ જેવાં સમય વેડફતાં પરિબળોનો શિકાર બની બેસીએ છીએ, કે પછી સમયનો સદુપયોગ કરી લઈએ એવી માન્યતામાં બીજાં કામોને હાથ પર લઈ બેસીએ છીએ.

અથવા તો, આપણે એમ માનવા લાગીએ છીએ કે કામ પુરૂં કરવા માટે જેટલો સમય ફાળવવામાં આવ્યો છે તે પૂરતો નથી. એ માટે આપણે માત્ર આપણી જાતને જ નહીં, પણ જરૂર પડ્યે બીજાંને, આ વાત સમજાવવા માટેનાં પુરતાં અને સચોટ (!) કારણો પણ ખોળી કાઢીએ છીએ.

આ બન્ને પરિસ્થિતિઓમાં કામ પુરૂં કરવાની ઘડી સામે દેખાવા લાગે એ તારણહાર બની રહે છે.

કામ પુરૂં કરવાની લક્ષ્મણ રેખા તો ક્રોધથી ધુવાંફુવાં થતાં રીંછ જેવી છે. જો તે બહુ દૂર દેખાય , તો એની સામે જોવા આંખનું એક મટકું ય ન મારીએ. પણ જો બાજુમાં જ આવી રહેલ દેખાય  તો બધૂં પડતું મેલીને જીવ બચાવવા (યેન કેન પ્રકારેણ કામ પુરૂં કરવા) સિવાય બીજું કંઈ જ ન સૂઝે.

પરંતુ હજુ વધારે ખતરનાક પરિસ્થિતિ તો એ છે જ્યારે કામ પુરૂં કરવાની અંતિમ રેખા જ નક્કી ન હોય. એટલે જેટલું આપણે ઠેલતાં જઈએ તેટલો સમય ખેંચાતો જ રહે. આ ચક્ર તો (સૈદ્ધાંતિક રીતે) અનંતકાળ સુધી ચાલતું જ  રહે.

પોતાનાં ટીઈડી વ્યક્તવ્ય, Inside the Mind Of A Master Procrastinatorમાં ટિમ અર્બન કામ પુરૂં કરવાની સમય રેખા અને ભયની ઘંટડીની વાત બહુ રસપ્રદ રીતે સમજાવે છે.

સંશોધકોએ ખોળી કાઢ્યું છે કે જ્યારે સખત ખેંચમખેંચ હોય, વિકલ્પોનો દુકાળ જ હોય, ત્યારે સંશાધનો પરંપરાથી હટીને વાપરવા માટે લોકો જાતે જ રસ્તા ખોળી લેતાં હોય છે, કેમકે તે સિવાય સિવાય કોઈ બીજો માર્ગ પણ નથી હોતો. આવી પરિસ્થિતિ એવી રચનાત્મકતાની સરવાણી પ્રગટાવે છે જે સામાન્ય સંજોગોમાં ક્યારે પણ ઉપલબ્ધ ન જ થાય.

         “જેટલી વધારે અડચણો આવે, તેટલી વધારે આત્મનિર્ભરતા ખીલે છે. અડચણોની મનમાની        આડોડાઈ કામ કરવાની નિશ્ચાયત્મકતાને એટલી જ વધારે નિખારે છે.' — ઈગોર સ્ટ્રાવિન્સ્કી,       સંગીતકાર, પિયાનો વાદક અને ઓર્કેસ્ટ્રા કન્ડક્ટર

આ તબક્કે એ બાબતની નોંધ લેવી રહેશે કે સમયની ઉત્પાદકતા (વધારવી) એ પોતે જ એક બહુ સંશિધિત, ચર્ચિત અને અનેકવિધ રીતે અમલ થયેલ વિષય છે, એટલે 'મેનૅજમૅન્ટના નામસ્રોતીય સિદ્ધાંતો'ની આપણી પ્રસ્તુત ચર્ચાના વ્યાપથી તેને બહાર  જ રાખીશું.